Qu'est-ce qu'un grand livre?
Un grand livre client est une partie spécifique du grand livre général d'une entreprise entièrement consacrée aux transactions de l'entreprise avec ses clients. Dans la mesure où le fait de regrouper toutes les transactions commerciales dans un même lieu de comptabilité créerait une confusion infinie, les entreprises utilisent des registres distincts consacrés aux différents aspects de leurs activités. L'un de ces grands livres auxiliaires est le grand livre de la clientèle, qui détaille tous les comptes clients qu'une entreprise a amassés. Cela est particulièrement nécessaire lorsque les entreprises ont conclu des accords de crédit avec leurs clients, car elles entraînent souvent plusieurs paiements pour un seul article acheté.
La comptabilité est une tâche nécessaire pour toute entreprise qui espère faire des affaires efficacement. Si une entreprise ne peut pas garder la trace de tout l'argent qui entre et qui sort, cela peut conduire à une perte d'argent qui ne sera pas récupérée. En outre, il est nécessaire de suivre toutes les transactions effectuées par une entreprise lorsque vient le temps de payer des impôts. Dans la mesure où un grand livre général peut devenir surchargé et source de confusion si toutes les transactions différentes sont incluses au hasard, des grands livres consacrés à des secteurs d'activité spécifiques sont nécessaires. Un grand livre client est l’un de ces grands livres.
Il est nécessaire que certaines choses soient incluses dans un livre client. Tout d’abord, tous les noms et toutes les informations importantes concernant les clients d’une entreprise spécifique doivent être inclus. Chaque client doit occuper sa propre page, qui doit détailler toutes les transactions effectuées entre l’entreprise et ce client. Les transactions comprennent tous les achats effectués, les retours des clients et les paiements versés à la société en question.
Dans de nombreux cas, les entreprises peuvent souhaiter conserver encore plus de détails dans leurs registres clients. Cela peut éviter toute confusion dans le processus de comptabilité. Par exemple, si des articles sont expédiés, le bon de livraison et tout numéro d'identification d'expédition doivent être inclus. Les numéros de série des articles achetés doivent également avoir une place spécifique dans le grand livre. Il est également utile de consulter des copies des factures envoyées aux clients en cas de divergence.
Dans le passé, lorsque les entreprises établissaient un grand livre de clients, c’était souvent à la main, dans une section du grand livre ou dans un livre séparé qui, combiné aux livres consacrés aux comptes fournisseurs, aux stocks et à d’autres aspects commerciaux, comprenait toute la comptabilité. La technologie moderne a facilité la tenue des registres, car elle est souvent gérée maintenant par un logiciel. Cela oblige les commis à la comptabilité à simplement saisir les données relatives aux clients et à leurs achats. Le logiciel effectue ensuite les calculs nécessaires et organise tous les détails disparates en un tout cohérent.