Hva er en kundehovedbok?
En kundehovedbok er en spesifikk del av et selskaps hovedboks som utelukkende er viet til selskapets transaksjoner med sine kunder. Siden det å være uendelig forvirrende å sette alle de forskjellige forretningstransaksjonene i ett bokføringssted, bruker selskaper separate hovedbøker som er viet til forskjellige aspekter av virksomheten. En av disse datterselskapene er kundehovedboken, som beskriver alle kundefordringene et selskap har samlet. Dette er spesielt nødvendig når selskaper har kredittavtaler med sine kunder, siden slike ordninger ofte fører til flere betalinger for en kjøpt vare.
Bokføring er en nødvendig oppgave for ethvert selskap som håper å drive effektiv virksomhet. Hvis et selskap ikke kan følge med på alle pengene som kommer inn og går ut, kan det føre til at penger går tapt og ikke blir utvunnet. I tillegg er det nødvendig å holde oversikt over alle transaksjoner som et selskap foretar når det er på tide å betale skatt. Siden en hovedbok kan bli overfylt og forvirrende hvis alle de forskjellige transaksjonene er inkludert på tilfeldig måte, er det nødvendig med hovedbok som er viet til bestemte forretningsgrener. En kundehovedbok er en av disse spesifikke hovedbøkene.
Det er nødvendig at visse ting blir inkludert i en kundehovedbok. Først bør alle navnene og viktig informasjon angående kunder til et spesifikt selskap inkluderes. Hver kunde skal okkupere sin egen side, som skal detaljere alle de forskjellige transaksjonene som skjer mellom virksomheten og den kunden. Transaksjoner inkluderer kjøp som er gjort, kundens retur og betalingene til det aktuelle selskapet.
I mange tilfeller kan det hende at bedrifter ønsker å beholde enda flere detaljer i kundeboksene sine. Dette kan forhindre forvirring i bokføringsprosessen. For eksempel, hvis varene sendes, bør forsendelsesordren og eventuelle forsendelsesidentifikasjonsnummer være inkludert. Serienummer på varene som kjøpes, bør også ha en spesifikk plass i hovedboken. Kopier av faktiske regninger som ble sendt til kunder er også nyttige å konsultere hvis det oppstår avvik.
Når firmaer samlet en kundehovedbok i det siste, var det ofte for hånd i en del av hovedboken eller i en egen bok som, kombinert med bøker som ble viet til leverandørgjeld, varebeholdning og andre forretningsaspekter, omfattet all bokføringen. Moderne teknologi har gjort bokføring til en mye enklere prosess, siden den ofte håndteres nå av dataprogramvare. Dette krever at bokførere ganske enkelt oppgir data som angår kunder og deres kjøp. Programvaren gjør deretter alle nødvendige beregninger og ordner alle de forskjellige detaljene til en sammenhengende helhet.