Vad är en kundbok?
En kundbok är en specifik del av ett företags huvudbok som helt och hållet ägnas åt företagets transaktioner med sina kunder. Eftersom det skulle vara oändligt förvirrande att förlägga alla olika affärstransaktioner på en bokföringsplats skulle det vara oändligt, företagen använder separata bokar som ägnas åt olika aspekter av sina företag. En av dessa dotterbolag är kundbok, som innehåller information om alla kundfordringar som ett företag har samlat. Detta är särskilt nödvändigt när företag har kreditarrangemang med sina kunder, eftersom sådana arrangemang ofta leder till flera betalningar för en enda köpta artikel.
Bokföring är en nödvändig uppgift för alla företag som hoppas kunna göra effektiva affärer. Om ett företag inte kan hålla reda på alla pengar som kommer in och går ut, kan det leda till att pengar går förlorade och inte återhämtas. Dessutom är det nödvändigt att hålla reda på alla transaktioner som ett företag gör när det är dags att betala skatter. Eftersom en huvudbok kan bli överdrivet och förvirrande om alla de olika transaktionerna ingår på slumpmässigt sätt, är det nödvändigt att göra stora bokar till specifika affärsgrenar. En kundbok är en av dessa specifika bokar.
Det är nödvändigt att vissa saker ingår i en kundbok. Först bör alla namn och viktig information om kunder hos ett specifikt företag inkluderas. Varje kund bör uppta sin egen sida, som ska specificera alla de olika transaktionerna som sker mellan företaget och den kunden. Transaktioner inkluderar alla köp som gjorts, eventuella kundreturer och betalningar till företaget i fråga.
I många fall kanske företag vill hålla ännu mer information i sina kundbokar. Om du gör det kan du förhindra förvirring i bokföringsprocessen. Om till exempel levereras bör fraktorder och eventuella fraktidentifieringsnummer inkluderas. Serienummer på de artiklar som köps bör också ha en specifik plats i huvudboken. Kopior av faktiska fakturor som skickades till kunder är också användbara att konsultera om det uppstår några avvikelser.
När företag tidigare samlade en kundbok, var det ofta för hand i ett avsnitt av huvudboken eller i en separat bok som, i kombination med böcker avsedda för leverantörsskulder, lager och andra affärsaspekter, omfattade hela bokföringen. Modern teknik har gjort bokhållning till en mycket enklare process, eftersom den ofta hanteras nu av datorprogramvara. Detta kräver att bokförare helt enkelt anger information som gäller kunder och deras inköp. Programvaran gör sedan alla nödvändiga beräkningar och ordnar alla olika detaljer till en sammanhängande helhet.