Wat is een klantenboek?
Een klantenboek is een specifiek onderdeel van het grootboek van een bedrijf dat volledig is gewijd aan de transacties van het bedrijf met zijn klanten. Aangezien het combineren van alle verschillende zakelijke transacties in één boekhoudlocatie eindeloos verwarrend zou zijn, gebruiken bedrijven afzonderlijke grootboeken die zijn gewijd aan verschillende aspecten van hun bedrijf. Een van deze subgrootboeken is het klantenboek, waarin alle vorderingen worden vermeld die een bedrijf heeft verzameld. Dit is vooral nodig wanneer bedrijven kredietregelingen hebben met hun klanten, omdat dergelijke regelingen vaak leiden tot meerdere betalingen voor een gekocht item.
Boekhouding is een noodzakelijke taak voor elk bedrijf dat effectief zaken wil doen. Als een bedrijf niet al het geld kan in- en uitgaan, kan dit ertoe leiden dat geld verloren gaat en niet wordt teruggevorderd. Bovendien is het noodzakelijk om alle transacties bij te houden die een bedrijf onderneemt als het tijd is om belasting te betalen. Aangezien een grootboek te vol en verwarrend kan worden als alle verschillende transacties lukraak worden opgenomen, zijn grootboeken gewijd aan specifieke bedrijfstakken noodzakelijk. Een klantgrootboek is een van deze specifieke grootboeken.
Het is noodzakelijk dat bepaalde dingen in een klantenboek worden opgenomen. Allereerst moeten alle namen en belangrijke informatie over klanten van een specifiek bedrijf worden opgenomen. Elke klant moet zijn eigen pagina bezetten, die alle verschillende transacties moet beschrijven die plaatsvinden tussen het bedrijf en die klant. Transacties omvatten alle aankopen die zijn gedaan, retouren van klanten en de betalingen aan het bedrijf in kwestie.
In veel gevallen willen bedrijven misschien nog meer details in hun klantenadministratie bewaren. Dit kan verwarring in het boekhoudproces voorkomen. Als artikelen bijvoorbeeld worden verzonden, moeten de verzendopdracht en eventuele verzendidentificatienummers worden opgenomen. Serienummers van de gekochte artikelen moeten ook een specifieke plaats in het grootboek hebben. Kopieën van de werkelijke facturen die naar klanten zijn verzonden, zijn ook handig om te raadplegen als er afwijkingen optreden.
Toen bedrijven in het verleden een klantenboek samenstelden, was dit vaak handmatig in een deel van het grootboek of in een apart boek dat, in combinatie met boeken gewijd aan crediteuren, inventaris en andere zakelijke aspecten, de volledige boekhouding omvatte. Moderne technologie heeft het bijhouden van een grootboek een veel eenvoudiger proces gemaakt, omdat het nu vaak door computersoftware wordt afgehandeld. Dit vereist dat boekhouders eenvoudig gegevens invoeren die betrekking hebben op klanten en hun aankopen. De software maakt vervolgens de nodige berekeningen en rangschikt alle ongelijksoortige details tot een samenhangend geheel.