Hvad er en kundehovedbog?
En kundehovedbog er en bestemt del af en virksomheds hovedbog, der helt og holdent er afsat til virksomhedens transaktioner med sine kunder. Da det ville være uendeligt forvirrende at sætte alle de forskellige forretningstransaktioner i ét bogholderi, bruger virksomheder separate hovedbøger, der er afsat til forskellige aspekter af deres forretning. En af disse subsidiære hovedbøger er kundegruppen, der beskriver alle de tilgodehavender, et selskab har samlet. Dette er især nødvendigt, når virksomheder har kreditaftaler med deres kunder, da sådanne arrangementer ofte fører til flere betalinger for en enkelt købte vare.
Bogholderi er en nødvendig opgave for enhver virksomhed, der håber at drive effektiv forretning. Hvis et firma ikke kan holde styr på alle de penge, der kommer ind og går ud, kan det føre til, at penge går tabt og ikke inddrives. Derudover er det nødvendigt at holde styr på alle transaktioner, som en virksomhed foretager, når det er tid til at betale skat. Da en hovedbog kan blive overfyldt og forvirrende, hvis alle de forskellige transaktioner er inkluderet på tilfældig måde, er hovedbøger, der er afsat til specifikke forretningsgrene, nødvendige. En kundehovedbog er en af disse specifikke hovedbøger.
Det er nødvendigt, at visse ting indgår i en kundehovedbog. For det første skal alle navne og vigtige oplysninger om kunder i en bestemt virksomhed inkluderes. Hver kunde skal besætte sin egen side, som skal specificere alle de forskellige transaktioner, der forekommer mellem virksomheden og den pågældende kunde. Transaktioner inkluderer foretagne køb, eventuelle kundeafkast og betalinger til det pågældende firma.
I mange tilfælde ønsker virksomheder måske at beholde endnu flere detaljer i deres kundegrupper. Det kan forhindre forvirring i bogføringsprocessen. For eksempel, hvis varer sendes, skal forsendelsesordren og eventuelle forsendelsesidentifikationsnumre inkluderes. Serienumre på de varer, der købes, skal også have et specifikt sted i hovedbogen. Kopier af de faktiske regninger, der blev sendt til kunderne, er også nyttige til at konsultere, hvis der opstår uoverensstemmelser.
Når virksomheder tidligere sammensatte en kundehovedbog, var det ofte ved hånden i et afsnit af hovedbogen eller i en separat bog, der kombineret med bøger, der var afsat til leverandørkonti, varebeholdning og andre forretningsaspekter, omfattede hele bogføringen. Moderne teknologi har gjort hovedbokføring til en meget lettere proces, da den ofte håndteres nu af computersoftware. Dette kræver, at bogholderne blot indtaster data, der vedrører kunderne og deres køb. Softwaren foretager derefter alle nødvendige beregninger og arrangerer alle de forskellige detaljer til en sammenhængende helhed.