Co to jest księga klientów?

Księga klientów to szczególna część księgi głównej firmy poświęcona w całości transakcjom firmy z klientami. Ponieważ umieszczenie wszystkich różnych transakcji biznesowych w jednym miejscu księgowym byłoby nieskończenie mylące, firmy używają oddzielnych ksiąg rachunkowych poświęconych różnym aspektom ich działalności. Jedną z tych ksiąg pomocniczych jest księga klientów, która zawiera szczegółowe informacje na temat wszystkich należności zgromadzonych przez firmę. Jest to szczególnie konieczne, gdy firmy mają umowy kredytowe ze swoimi klientami, ponieważ takie umowy często prowadzą do wielokrotnych płatności za pojedynczy zakupiony przedmiot.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest niezbędnym zadaniem dla każdej firmy, która chce prowadzić skuteczny biznes. Jeśli firma nie jest w stanie śledzić wszystkich pieniędzy przychodzących i wychodzących, może to doprowadzić do utraty pieniędzy i ich odzyskania. Ponadto konieczne jest śledzenie wszystkich transakcji podejmowanych przez firmę, gdy przychodzi czas na zapłacenie podatków. Ponieważ księga główna może stać się przepełniona i myląca, jeśli wszystkie różne transakcje zostaną uwzględnione w przypadkowy sposób, księgi poświęcone określonym gałęziom biznesu są konieczne. Księga klienta jest jedną z tych konkretnych ksiąg.

Konieczne jest, aby pewne rzeczy były zawarte w księdze klienta. Po pierwsze, należy podać wszystkie nazwy i ważne informacje dotyczące klientów konkretnej firmy. Każdy klient powinien zająć własną stronę, która powinna szczegółowo opisywać wszystkie różne transakcje, które występują między firmą a tym klientem. Transakcje obejmują wszelkie dokonane zakupy, wszelkie zwroty od klientów oraz płatności dokonane na rzecz danej firmy.

W wielu przypadkach firmy mogą chcieć zachować jeszcze więcej szczegółów w swoich księgach klientów. Może to zapobiec nieporozumieniom w procesie księgowym. Na przykład, jeśli wysyłane są przedmioty, należy podać zamówienie i wszelkie numery identyfikacyjne wysyłki. Numery seryjne kupowanych przedmiotów powinny również mieć określone miejsce w księdze. Kopie faktur, które zostały przesłane do klientów, są również przydatne w przypadku jakichkolwiek rozbieżności.

Kiedy firmy kompilowały w przeszłości księgę klientów, często znajdowała się ona ręcznie w części księgi głównej lub w oddzielnej książce, która w połączeniu z książkami poświęconymi zobowiązaniom, zapasom i innym aspektom biznesowym obejmowała całą księgowość. Nowoczesna technologia znacznie ułatwiła prowadzenie ksiąg rachunkowych, ponieważ często jest teraz obsługiwana przez oprogramowanie komputerowe. Wymaga to od księgowych wprowadzenia po prostu danych dotyczących klientów i ich zakupów. Oprogramowanie dokonuje następnie wszelkich niezbędnych obliczeń i porządkuje wszystkie różne szczegóły w spójną całość.