Was ist ein Kundenbuch?

Ein Kundenbuch ist ein spezifischer Teil des Hauptbuchs eines Unternehmens, der sich ausschließlich mit den Transaktionen des Unternehmens mit seinen Kunden befasst. Da es endlos verwirrend wäre, alle verschiedenen Geschäftsvorfälle an einem Ort zu verwalten, verwenden Unternehmen separate Hauptbücher, die verschiedenen Aspekten ihres Geschäfts gewidmet sind. Eines dieser Nebenbücher ist das Debitorenbuch, in dem alle Forderungen aufgeführt sind, die ein Unternehmen angehäuft hat. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn Unternehmen mit ihren Kunden Kreditvereinbarungen treffen, da solche Vereinbarungen häufig zu mehreren Zahlungen für einen einzelnen gekauften Artikel führen.

Die Buchhaltung ist eine notwendige Aufgabe für jedes Unternehmen, das effektive Geschäfte tätigen möchte. Wenn ein Unternehmen nicht alle eingehenden und ausgehenden Gelder im Auge behält, kann dies dazu führen, dass Geld verloren geht und nicht zurückgefordert wird. Außerdem müssen alle Transaktionen, die ein Unternehmen vornimmt, im Auge behalten werden, wenn es Zeit für die Zahlung von Steuern ist. Da ein Hauptbuch überfüllt und verwirrend werden kann, wenn alle Transaktionen nach dem Zufallsprinzip durchgeführt werden, sind Hauptbücher für bestimmte Geschäftszweige erforderlich. Ein Kunden-Ledger ist eines dieser spezifischen Ledger.

Es ist notwendig, dass bestimmte Dinge in ein Kundenbuch aufgenommen werden. Zunächst sollten alle Namen und wichtigen Informationen zu Kunden eines bestimmten Unternehmens enthalten sein. Jeder Kunde sollte seine eigene Seite belegen, auf der alle zwischen dem Unternehmen und diesem Kunden auftretenden Transaktionen aufgeführt sind. Transaktionen umfassen alle getätigten Käufe, Kundenretouren und die an das betreffende Unternehmen geleisteten Zahlungen.

In vielen Fällen möchten Unternehmen möglicherweise noch mehr Details in ihren Kundenbüchern aufbewahren. Dies kann Verwirrungen im Buchhaltungsprozess verhindern. Wenn zum Beispiel Artikel versendet werden, sollten der Versandauftrag und alle Versandidentifikationsnummern enthalten sein. Seriennummern der gekauften Artikel sollten auch eine bestimmte Stelle im Hauptbuch haben. Kopien der tatsächlichen Rechnungen, die an Kunden gesendet wurden, sind auch nützlich, um zu prüfen, ob Unstimmigkeiten auftreten.

Wenn Unternehmen in der Vergangenheit ein Kunden-Ledger erstellten, umfasste die gesamte Buchhaltung in Kombination mit Büchern zu Kreditorenbuchhaltung, Lagerbestand und anderen geschäftlichen Aspekten häufig die manuelle Erfassung in einem Abschnitt des Hauptbuchs oder in einem separaten Buch. Die moderne Technologie hat das Führen von Büchern zu einem viel einfacheren Vorgang gemacht, da es heutzutage häufig von Computersoftware gehandhabt wird. Dies erfordert, dass Buchhalter einfach Daten eingeben, die sich auf Kunden und deren Einkäufe beziehen. Die Software führt dann alle erforderlichen Berechnungen durch und ordnet alle unterschiedlichen Details in einem zusammenhängenden Ganzen an.