¿Qué es un memorando de débito?

También conocido como nota de débito, un memorando de débito es un tipo de documento contable que se utiliza para identificar una cantidad que se cobra a una cuenta del cliente. En algunos casos, el memorando es un documento interno que hace posible mantener un registro de cargos y una cuenta que aún no se ha facturado. En otras ocasiones, un memorando de débito sirve a una función similar a la de una factura, lo que permite que el cliente use el documento como base para enviar un pago.

Cuando se usa como documento interno, se puede utilizar un memorando de débito para aplicar los cargos a una cuenta de clientes que aún no se ha facturado. Esto puede incluir el uso actual que ha ocurrido desde la última declaración de facturación. Una vez que comience el proceso de preparación de una factura para el período cerrado más recientemente, todos los memorandos creados desde la última fecha de cierre se utilizarán como documentación para admitir las líneas de pedido en la nueva factura. Mientras que en el pasado la memo de débito se mantuvo solo como una copia en papel, algunos sistemas de software de contabilidad Today permita la creación de una nota electrónica a la que se pueda acceder y utilizar para llenar los detalles en una factura de clientes.

Como documento sustituto para una factura, la nota de débito puede usarse como un medio para ajustar el saldo adeudado en una cuenta cuando una carga previamente incurrida queda fuera de esa factura por alguna razón. Por ejemplo, si el precio especial se extendió a un cliente a través de un contrato expirar, y el detalle en el sistema de facturación no se actualiza, es posible que se facture un período de facturación a las tarifas anteriores y no aplicables, en lugar de las tarifas estándar para los bienes y servicios suministrados. Cuando este es el caso, la Compañía puede optar por emitir un memorando de débito y reenviar una copia al cliente, ajustar el saldo adeudado en esa factura y solicitar el resto del pago que se otorgue dentro de un cierto período de tiempo.

Justo como una nota de crédito es a menudoUtilizado para hacer algún tipo de ajuste en el saldo adeudado en una cuenta de cliente eliminando una parte de los cargos acumulados, se puede utilizar un memorando de débito como mecanismo para agregar cargos que se ha determinado que se aplican a ese cliente. El detalle real en el memorando variará según las políticas de la empresa y cómo se siguen los principios contables generalmente aceptados, pero es probable que el documento incluya toda la información necesaria para eventualmente crear una línea de línea en una factura. Además, el detalle de la memoria de débito será suficiente para rastrear la historia de la transacción desde el momento en que el cargo se incurre hasta la fecha de la facturación.