Vad är ett betalkort?

Även känt som en debetnot är ett debetmemo en typ av bokföringsdokument som används för att identifiera ett belopp som debiteras ett kundkonto. I vissa fall är notatet ett internt dokument som gör det möjligt att hålla en förteckning över avgifter på och konto som ännu inte har fakturerats. Vid andra tillfällen tjänar ett debetmemo en funktion som liknar den på en faktura, vilket gör det möjligt för kunden att använda dokumentet som grund för att skicka in en betalning.

När det används som ett internt dokument kan ett debetmemo användas för att ta ut avgifter på ett kundkonto som ännu inte har fakturerats. Detta kan inkludera den aktuella användningen som har inträffat sedan det senaste faktureringsuttalandet. När processen för att förbereda en faktura för den senast stängda perioden inleds kommer alla memos som skapats sedan sista stängningsdatum att användas som dokumentation för att stödja raderna på den nya fakturan. Trots att debiteringsmemot tidigare förvarades endast som en papperskopia, möjliggör vissa bokföringsprogramvaror idag att skapa ett elektroniskt memo som kan nås och användas för att fylla informationen på en kundfaktura.

Som ett ersättningsdokument för en faktura kan debiteringsminnet användas som ett medel för att justera det förfallna saldot på ett konto när en tidigare uppstått avgift lämnas av fakturan av någon anledning. Om till exempel den särskilda prissättningen som utvidgas till en klient via ett kontrakt ska löpa ut, och detaljerna i faktureringssystemet inte uppdateras, är det möjligt att en faktureringsperiod faktureras till de äldre och inte längre tillämpliga priserna, snarare än standardpriser för levererade varor och tjänster. När så är fallet kan företaget välja att utfärda ett debetmemo och vidarebefordra en kopia till klienten, justera saldot på den fakturan och begära att återstoden av betalningen ska anbuds inom en viss tidsperiod.

Precis som ett kreditmemo ofta används för att göra någon typ av justering i saldot på ett kundkonto genom att ta bort en del av de ackumulerade avgifterna, kan ett debetmemo användas som mekanism för att lägga till avgifter som har fastställts att gälla den kunden. Den faktiska detaljerna i memo kommer att variera baserat på företagets policyer och hur noggrant accepterade redovisningsprinciper följs, men dokumentet kommer sannolikt att innehålla all information som behövs för att så småningom skapa en rad på en faktura. Dessutom räcker debetmemo-detaljerna för att spåra transaktionens historik från det att debiteringen har uppstått till fakturadatumet.