Was ist eine Lastschrift?

Ein Lastschriftvermerk, der auch als Lastschrift bezeichnet wird, ist eine Art Buchhaltungsbeleg, mit dem ein Betrag identifiziert wird, der einem Kundenkonto belastet wird. In einigen Fällen handelt es sich bei der Notiz um ein internes Dokument, mit dessen Hilfe Gebühren und Konten erfasst werden können, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden. In anderen Fällen hat eine Lastschrift eine ähnliche Funktion wie eine Rechnung, sodass der Kunde das Dokument als Grundlage für die Übermittlung einer Zahlung verwenden kann.

Bei Verwendung als interner Beleg kann eine Lastschrift verwendet werden, um Gebühren auf ein Kundenkonto anzuwenden, das noch nicht in Rechnung gestellt wurde. Dies kann die aktuelle Nutzung umfassen, die seit dem letzten Rechnungsauszug aufgetreten ist. Sobald der Prozess der Rechnungserstellung für den zuletzt abgeschlossenen Zeitraum beginnt, werden alle seit dem letzten Abschlussdatum erstellten Memos als Dokumentation für die Belegpositionen der neuen Rechnung verwendet. Während in der Vergangenheit die Lastschrift nur in Papierform aufbewahrt wurde, ermöglichen einige Buchhaltungssoftwaresysteme heute die Erstellung einer elektronischen Notiz, auf die zugegriffen werden kann und mit der die Details auf einer Kundenrechnung ausgefüllt werden können.

Als Ersatzbeleg für eine Rechnung kann die Lastschrift als Mittel zum Anpassen des auf einem Konto fälligen Saldos verwendet werden, wenn eine zuvor angefallene Gebühr aus irgendeinem Grund von dieser Rechnung abgezogen wird. Wenn beispielsweise die Sonderpreise, die einem Kunden über einen Vertrag gewährt wurden, ablaufen und die Details im Abrechnungssystem nicht aktualisiert werden, wird möglicherweise ein Abrechnungszeitraum zu den älteren und nicht mehr geltenden Sätzen anstelle des Abrechnungszeitraums in Rechnung gestellt Richtsätze für die gelieferten Waren und Dienstleistungen. In diesem Fall kann das Unternehmen beschließen, eine Lastschrift auszustellen und eine Kopie an den Kunden weiterzuleiten, wobei der auf dieser Rechnung fällige Saldo angepasst und der Restbetrag innerhalb eines bestimmten Zeitraums zur Zahlung fällig wird.

So wie eine Gutschrift häufig verwendet wird, um einen Ausgleich für den auf einem Kundenkonto fälligen Saldo vorzunehmen, indem ein Teil der aufgelaufenen Gebühren entfernt wird, kann eine Lastschrift als Mechanismus zum Hinzufügen von Gebühren verwendet werden, für die eine Gültigkeitsdauer festgelegt wurde dieser Kunde. Die tatsächlichen Einzelheiten des Vermerks hängen von den Unternehmensrichtlinien und den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen ab. Das Dokument enthält jedoch wahrscheinlich alle Informationen, die zum Erstellen einer Werbebuchung auf einer Rechnung erforderlich sind. Darüber hinaus reicht die Angabe der Lastschrift aus, um den Verlauf der Transaktion vom Zeitpunkt der Belastung bis zum Rechnungsdatum nachzuvollziehen.