Co to jest nota debetowa?

Nota debetowa, znana również jako nota debetowa, jest rodzajem dokumentu księgowego, który służy do identyfikacji kwoty obciążającej konto klienta. W niektórych przypadkach notatka jest wewnętrznym dokumentem, który umożliwia prowadzenie rejestru obciążeń i kont, które nie zostały jeszcze zafakturowane. W innych przypadkach nota debetowa pełni funkcję podobną do faktury, umożliwiając klientowi wykorzystanie dokumentu jako podstawy do przesłania płatności.

Nota debetowa używana jako dokument wewnętrzny może służyć do naliczania opłat na konto klienta, które nie zostało jeszcze zafakturowane. Może to obejmować bieżące użycie, które wystąpiło od ostatniego wyciągu rozliczeniowego. Po rozpoczęciu procesu przygotowywania faktury za ostatni zamknięty okres wszystkie notatki utworzone od ostatniej daty zamknięcia zostaną wykorzystane jako dokumentacja do obsługi pozycji na nowej fakturze. Podczas gdy w przeszłości nota debetowa była przechowywana tylko w formie papierowej, niektóre systemy oprogramowania księgowego pozwalają dziś na stworzenie elektronicznej noty, do której można uzyskać dostęp i wykorzystać ją do wypełnienia szczegółów na fakturze klienta.

Jako dokument zastępczy do faktury nota debetowa może być wykorzystana jako sposób korekty salda należnego na rachunku, gdy z jakiegoś powodu faktura została z tego powodu pominięta. Na przykład, jeśli wygasną specjalne ceny rozszerzone na klienta na podstawie umowy, a szczegóły w systemie rozliczeniowym nie zostaną zaktualizowane, możliwe, że okres rozliczeniowy zostanie naliczony według starszych i nieobowiązujących stawek, a nie standardowe stawki za dostarczone towary i usługi. W takim przypadku firma może zdecydować o wystawieniu noty debetowej i przesłaniu kopii klientowi, korygując saldo należne na tej fakturze i prosząc o złożenie oferty w pozostałym terminie w określonym terminie.

Podobnie jak nota kredytowa jest często wykorzystywana do dokonania pewnego rodzaju korekty salda należnego na koncie klienta poprzez usunięcie części skumulowanych opłat, nota debetowa może zostać wykorzystana jako mechanizm dodawania opłat, które zostały określone jako mające zastosowanie do ten klient. Rzeczywiste szczegóły notatki będą się różnić w zależności od zasad firmy i tego, jak ściśle przestrzegane są ogólnie przyjęte zasady rachunkowości, ale dokument prawdopodobnie zawiera wszystkie informacje niezbędne do ostatecznego utworzenia pozycji na fakturze. Ponadto szczegóły noty debetowej wystarczą do prześledzenia historii transakcji od momentu poniesienia opłaty aż do daty wystawienia faktury.