Hva er et debetnotat?
Også kjent som en debetnotat, er et debetnotat en type regnskapsdokument som brukes til å identifisere et beløp som belastes en kundekonto. I noen tilfeller er notatet et internt dokument som gjør det mulig å føre en oversikt over belastninger på og kontoer som ennå ikke er fakturert. Andre ganger serverer et debetnotat en funksjon som ligner på en faktura, slik at kunden kan bruke dokumentet som grunnlag for å sende inn en betaling.
Når det brukes som et internt dokument, kan et debetnotat brukes til å påføre kostnader på en kundekonto som ennå ikke er fakturert. Dette kan omfatte gjeldende bruk som har skjedd siden forrige fakturaerklæring. Når prosessen med å utarbeide en faktura for den sist lukkede perioden begynner, vil alle notater som er opprettet siden forrige lukkedato, brukes som dokumentasjon for å støtte ordrelinjene på den nye fakturaen. Mens tidligere debetnotatet bare ble oppbevart som papirkopi, tillater noen regnskapsprogramvaresystemer i dag å opprette et elektronisk notat som kan åpnes og brukes til å fylle detaljene på en kundefaktura.
Som et erstatningsdokument for en faktura kan debetnotatet brukes som et middel til å justere forfall på en konto når et tidligere påløpt gebyr blir stående igjen fra fakturaen av en eller annen grunn. Hvis for eksempel den spesielle prisingen som utvides til en klient via en kontrakt, skal utløpe, og detaljene i faktureringssystemet ikke blir oppdatert, er det mulig at en faktureringsperiode blir fakturert til de eldre og ikke lenger gjeldende priser, i stedet for standardpriser for varene og tjenestene som leveres. Når dette er tilfelle, kan selskapet velge å utstede et debetnotat og videresende en kopi til klienten, justere forfallende saldo på fakturaen og be om at resten av betalingen skal bli tilbudt innen en viss tidsperiode.
Akkurat som et kredittnota ofte brukes til å foreta en form for justering i saldoen som skyldes på en kundekonto ved å fjerne en del av de akkumulerte kostnadene, kan et debetnota brukes som mekanisme for å legge til kostnader som er bestemt til å gjelde for den kunden. Den faktiske detaljene i notatet vil variere basert på selskapets policyer og hvor nøye godkjente regnskapsprinsipper følges, men dokumentet vil sannsynligvis inneholde all informasjon som er nødvendig for å til slutt lage en ordrelinje på en faktura. I tillegg vil detaljer om debetnotat være tilstrekkelig til å spore historien til transaksjonen fra det tidspunktet belastningen påløper helt til faktureringsdatoen.