Hvad er et debetnota?
Også kaldet en debetnotat er en debetnotat en type regnskabsdokument, der bruges til at identificere et beløb, der debiteres en kundekonto. I nogle tilfælde er notatet et internt dokument, der gør det muligt at føre en fortegnelse over gebyrer på og konto, der endnu ikke er faktureret. På andre tidspunkter tjener et debetmemo en funktion, der ligner en faktura, der giver kunden mulighed for at bruge dokumentet som grundlag for at indsende en betaling.
Når det bruges som et internt dokument, kan et debetnotat bruges til at anvende gebyrer på en kundekonto, der endnu ikke er faktureret. Dette kan omfatte den aktuelle brug, der er sket siden den sidste fakturaerklæring. Når processen med at forberede en faktura for den senest lukkede periode begynder, vil alle memoer, der er oprettet siden den sidste lukningsdato, blive brugt som dokumentation til at understøtte linjeposterne på den nye faktura. Mens tidligere i debetmemoet kun blev opbevaret som en papirkopi, tillader nogle regnskabssoftwaresystemer i dag oprettelse af et elektronisk memo, der kan fås adgang til og bruges til at udfylde detaljerne på en kundefaktura.
Som et erstatningsdokument for en faktura kan debetnotatet bruges som et middel til at justere den forfaldne saldo på en konto, når et tidligere påløbet gebyr forlades af fakturaen af en eller anden grund. For eksempel, hvis den særlige prisfastsættelse, der udvides til en klient via en kontrakt, skal udløbe, og detaljerne i faktureringssystemet ikke opdateres, er det muligt, at en faktureringsperiode faktureres til de ældre og ikke længere gældende satser snarere end standardpriser for de leverede varer og tjenester. Når dette er tilfældet, kan virksomheden vælge at udstede et debetnotat og videresende en kopi til klienten, justere saldoen på den faktura og bede om, at den resterende del af betalingen skal udbydes inden for en bestemt periode.
Ligesom et kreditnota ofte bruges til at foretage en form for justering i saldoen på en kundekonto ved at fjerne en del af de akkumulerede omkostninger, kan et debetmemo bruges som mekanisme til at tilføje gebyrer, der er bestemt til at gælde for denne kunde. Den faktiske detalje i memoet vil variere baseret på virksomhedspolitikker og hvor nøje almindeligt accepterede regnskabsprincipper følges, men dokumentet vil sandsynligvis indeholde alle nødvendige oplysninger for til sidst at oprette en linjepost på en faktura. Derudover vil detaljerne i debetnotatet være tilstrækkeligt til at spore transaktionens historie fra det tidspunkt, hvor gebyret opstår helt frem til faktureringsdatoen.