Wat is een debetnota?
Ook wel een debetnota genoemd, een debetnota is een type boekhoudingsdocument dat wordt gebruikt om een bedrag te identificeren dat in rekening wordt gebracht op een klantaccount. In sommige gevallen is de memo een intern document dat het mogelijk maakt om een administratie bij te houden van kosten die nog niet zijn gefactureerd. Op andere momenten heeft een debetnota een functie die vergelijkbaar is met die van een factuur, waardoor de klant het document kan gebruiken als basis voor het indienen van een betaling.
Bij gebruik als intern document kan een debetnota worden gebruikt om kosten in rekening te brengen op een klantrekening die nog niet is gefactureerd. Dit kan het huidige gebruik zijn dat is opgetreden sinds het laatste factuuroverzicht. Zodra het proces van het voorbereiden van een factuur voor de meest recent gesloten periode begint, zullen alle memo's die zijn gemaakt sinds de laatste sluitingsdatum worden gebruikt als documentatie ter ondersteuning van de regelitems op de nieuwe factuur. Terwijl in het verleden de debetnota alleen als papieren kopie werd bewaard, laten sommige boekhoudsoftware-systemen vandaag de dag een elektronische memo toe die kan worden geopend en gebruikt om de details op een klantfactuur in te vullen.
Als vervangend document voor een factuur kan de debetnota worden gebruikt als een manier om het verschuldigde saldo op een rekening aan te passen wanneer om een of andere reden een eerder gemaakte vergoeding van die factuur wordt weggelaten. Als bijvoorbeeld de speciale prijs die via een contract aan een klant wordt verstrekt, vervalt en de details in het factureringssysteem niet worden bijgewerkt, is het mogelijk dat een factureringsperiode wordt gefactureerd tegen de oudere en niet langer van toepassing zijnde tarieven, in plaats van de standaardtarieven voor de geleverde goederen en diensten. Wanneer dit het geval is, kan het bedrijf ervoor kiezen om een debetnota uit te geven en een kopie naar de klant te sturen, het saldo op die factuur aan te passen en te vragen dat de rest van de betaling binnen een bepaalde periode wordt aangeboden.
Net zoals een creditnota vaak wordt gebruikt om een soort aanpassing aan te brengen in het saldo op een klantaccount door een deel van de geaccumuleerde kosten te verwijderen, kan een debetnota worden gebruikt als het mechanisme voor het toevoegen van kosten waarvan is vastgesteld dat ze van toepassing zijn op die klant. De feitelijke details op de memo zullen variëren op basis van het bedrijfsbeleid en hoe nauwkeurig algemeen aanvaarde boekhoudprincipes worden gevolgd, maar het document bevat waarschijnlijk alle informatie die nodig is om uiteindelijk een regelitem op een factuur te creëren. Bovendien is het detail van de debetnota voldoende om de geschiedenis van de transactie te traceren vanaf het moment dat de kosten zijn gemaakt tot de datum van facturering.