¿Qué es un inventario de activos fijos?
Los activos fijos son un nombre común para activos a largo plazo, o no corrientes, que son artículos físicos. Estos generalmente se agrupan en activos de propiedades, planta y equipo (PP&E). Están compuestos de cosas que una empresa necesita para operar y pueden ser tan pequeños como un lápiz o tan grandes como un edificio. Para contabilizar adecuadamente los activos fijos, una empresa debe tener una lista detallada de sus PP&E. Un inventario de activos fijos proporciona esta información.
Los activos fijos se deprecian, lo que proporciona una deducción de impuestos para una empresa. Si una empresa no tiene un registro correcto de sus activos fijos, podría estar tomando una deducción demasiado grande o demasiado pequeña. Para un cálculo preciso de la depreciación, una empresa necesita saber cuándo se compró un activo fijo, cuál fue su costo inicial y cuál es su vida útil esperada. Toda esta información debe incluirse en un inventario de activos fijos.
Un inventario de activos fijos también es necesario para una cobertura de seguro adecuada. Los activos fijos a menudo tienen un valor significativo y deben estar asegurados. Una empresa no quiere asegurar los artículos que no posee, ni quiere dejar de asegurar los artículos que posee. Un inventario de activos fijos también puede reducir el robo, lo que a su vez reducirá las primas de seguros.
El software de gestión de inventario de activos se puede utilizar para ayudar con el proceso de inventario. Los artículos se etiquetan con códigos de barras o etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) y se cargan en el software a través de un escáner. Cuando se compran nuevos activos fijos, se agregan a la lista. Del mismo modo, cuando se eliminan los activos fijos existentes, se eliminan del software. De esta manera, el software puede proporcionar un seguimiento preciso del inventario de activos fijos.
Por lo general, el software de administración de activos interactuará con el sistema de contabilidad de una compañía y manejará tareas tales como observar la depreciación y mantener actualizadas las cuentas del libro mayor de activos. El software también proporcionará a menudo una forma de registrar datos de activos adicionales, como el tipo de activo fijo, cuándo fue adquirido, el proveedor y el modelo y los números de serie. El software puede hacer que estos datos estén disponibles para otros sistemas de una empresa, de modo que la información se registre en un solo lugar, lo que reduce el tiempo de entrada de datos y los errores.
Sin el software de gestión de activos, una empresa tendría que producir manualmente un inventario de activos fijos. Para una empresa con pocos activos fijos, un proceso manual es probablemente la mejor opción. Una compañía que tiene muchos activos fijos se beneficiaría mejor invirtiendo en software de gestión de activos. Independientemente del proceso utilizado, una empresa que opere con activos fijos necesitará alguna forma de producir un inventario de activos fijos.