¿Qué es un inventario de activos fijos?
Los activos fijos son un nombre común para activos a largo plazo o no corrientes que son elementos físicos. Estos generalmente se agrupan bajo activos de propiedad, planta y equipo (PP&E). Están compuestos de cosas que una empresa necesita para operar y pueden ser tan pequeñas como un lápiz o tan grande como un edificio. Para tener en cuenta correctamente los activos fijos, una empresa debe tener una lista detallada de sus PP&E. Un inventario de activos fijos proporciona esta información.
Los activos fijos están depreciados, lo que proporciona una deducción de impuestos para una empresa. Si una empresa no tiene un registro correcto de sus activos fijos, podría estar tomando una deducción demasiado grande o demasiado pequeña. Para un cálculo de depreciación preciso, una empresa necesita saber cuándo se compró un activo fijo, cuál era su costo inicial y cuál es su vida útil útil esperada. Toda esta información debe incluirse en un inventario de activos fijos.
Un inventario de activos fijos también es necesario para una cobertura de seguro adecuada. Los activos fijos a menudo tienen un valor significativoy necesita estar asegurado. Una empresa no quiere asegurar artículos que no posee, ni quiere dejar de asegurar los artículos que posee. Un inventario de activos fijos también puede reducir el robo, lo que a su vez reducirá las primas de seguro.
El software de gestión de inventario de activos se puede utilizar para ayudar con el proceso de inventario. Los elementos están etiquetados con códigos de barras o etiquetas de identificación de radiofrecuencia (RFID) y se cargan en el software a través de un escáner. Cuando se compran nuevos activos fijos, se agregan a la lista. Del mismo modo, cuando se eliminan los activos fijos existentes, se eliminan del software. De esta manera, el software puede proporcionar un seguimiento preciso de inventario de activos fijos.
Por lo general, el software de gestión de activos interactuará con el sistema de contabilidad de una empresa y manejará tareas, como señalar la depreciación y mantener las cuentas del libro mayor actualizado. El software también a menudo proporcionaráUna forma de registrar datos de activos adicionales, como el tipo de activo fijo, cuando se adquirió, el proveedor y el modelo y los números de serie. El software puede hacer que estos datos estén disponibles para los otros sistemas de una empresa para que la información se registre en un solo lugar, reduciendo el tiempo de entrada de datos y los errores.
Sin software de gestión de activos, una empresa tendría que producir manualmente un inventario de activos fijos. Para una empresa con pocos activos fijos, es probable que un proceso manual sea la mejor opción. Una empresa que tiene muchos activos fijos se serviría mejor invirtiendo en software de gestión de activos. Independientemente del proceso utilizado, una empresa que se ocupa de activos fijos necesitará alguna forma de producir un inventario de activos fijos.