Hvad er en fast aktivbeholdning?
Anlægsaktiver er et almindeligt navn på langvarige eller langfristede aktiver, der er fysiske poster. Disse er generelt grupperet under materielle anlægsaktiver (PP&E). De er sammensat af ting, som en virksomhed har brug for at drive og kan være så lille som en blyant eller så stor som en bygning. For at kunne redegøre for anlægsaktiver korrekt, skal en virksomhed have en detaljeret liste over dens PP&E. En varebeholdning indeholder disse oplysninger.
Anlægsaktiver afskrives, hvilket giver et skattefradrag for en virksomhed. Hvis en virksomhed ikke har en korrekt fortegnelse over sine anlægsaktiver, kan det tage for stort eller for lille fradrag. For en nøjagtig beregning af afskrivninger skal en virksomhed vide, hvornår et anlægsaktie blev købt, hvad dets oprindelige omkostning var, og hvad dets forventede brugbare levetid er. Alle disse oplysninger skal inkluderes i en varebeholdning.
En beholdning af anlægsaktiver er også nødvendig for korrekt forsikringsdækning. Anlægsaktiver har ofte en betydelig værdi og skal forsikres. En virksomhed ønsker ikke at forsikre genstande, den ikke har, og den ønsker heller ikke at forsikre varer, den har, i besiddelse. En varebeholdning kan også reducere tyveri, hvilket igen reducerer forsikringspræmier.
Software til styring af aktivbeholdning kan bruges til at hjælpe med lagerprocessen. Elementer er mærket med stregkoder eller RFID-tags (radiofrekvensidentifikation) og indlæst i softwaren via en scanner. Når nye anlægsaktiver købes, føjes de til listen. Tilsvarende fjernes de fra softwaren, når eksisterende anlægsaktiver bortskaffes. På denne måde kan softwaren levere præcis sporing af varebeholdninger.
Typisk vil aktivadministrationssoftware interface med et virksomheds regnskabssystem og håndtere opgaver såsom at notere afskrivninger og holde aktivt hovedbokskonti ajour. Softwaren vil også ofte give en måde at registrere yderligere aktivdata på, f.eks. Typen af anlægsaktiver, når det blev erhvervet, leverandøren og modellen og serienumrene. Softwaren kan gøre disse data tilgængelige for en virksomheds andre systemer, så information registreres et sted, hvilket reducerer datatilgangstidspunktet og fejl.
Uden aktivadministrationssoftware skulle et selskab manuelt fremstille en varebeholdning. For en virksomhed med få anlægsaktiver er en manuel proces sandsynligvis den bedste mulighed. Et firma, der har mange anlægsaktiver, vil være bedst tjent med at investere i kapitalstyringssoftware. Uanset den anvendte proces skal et selskab, der handler med anlægsaktiver, på en eller anden måde have brug for at fremstille en varebeholdning.