O que é um inventário de ativos fixos?
Ativos fixos são um nome comum para ativos de longo prazo ou não correntes que são itens físicos. Geralmente, são agrupados no ativo imobilizado (imobilizado). Eles são compostos de coisas que uma empresa precisa para operar e podem ser tão pequenos quanto um lápis ou tão grandes quanto um edifício. Para contabilizar adequadamente os ativos fixos, uma empresa deve ter uma lista detalhada de seus imobilizados. Um inventário de ativos fixos fornece essas informações.
O imobilizado é depreciado, o que fornece uma dedução de imposto para uma empresa. Se uma empresa não tiver um registro correto de seus ativos fixos, ela poderá levar uma dedução muito grande ou muito pequena. Para um cálculo preciso da depreciação, uma empresa precisa saber quando um ativo fixo foi comprado, qual foi seu custo inicial e qual é a expectativa de vida útil. Todas essas informações devem ser incluídas em um inventário de ativos fixos.
Um inventário de ativos fixos também é necessário para uma cobertura de seguro adequada. Os ativos fixos geralmente têm um valor significativo e precisam ser segurados. Uma empresa não deseja garantir itens que não possui, nem deseja deixar de garantir itens que possui. Um inventário de ativos fixos também pode reduzir o roubo, o que, por sua vez, reduzirá os prêmios de seguro.
O software de gerenciamento de inventário de ativos pode ser usado para ajudar no processo de inventário. Os itens são rotulados com códigos de barras ou etiquetas de identificação por radiofrequência (RFID) e carregados no software por meio de um scanner. Quando novos ativos fixos são comprados, eles são adicionados à lista. Da mesma forma, quando os ativos fixos existentes são descartados, eles são removidos do software. Dessa forma, o software pode fornecer um rastreamento preciso do estoque de ativos fixos.
Normalmente, o software de gerenciamento de ativos interage com o sistema de contabilidade da empresa e lida com tarefas como anotar depreciação e manter as contas do ledger de ativos atualizadas. O software também geralmente fornece uma maneira de registrar dados de ativos adicionais, como o tipo de ativo fixo, quando foi adquirido, o fornecedor, o modelo e os números de série. O software pode disponibilizar esses dados para outros sistemas da empresa, para que as informações sejam registradas em um único local, reduzindo o tempo de entrada de dados e os erros.
Sem o software de gerenciamento de ativos, uma empresa teria que produzir manualmente um inventário de ativos fixos. Para uma empresa com poucos ativos fixos, um processo manual provavelmente é a melhor opção. Uma empresa que possui muitos ativos fixos seria melhor atendida investindo em software de gerenciamento de ativos. Independentemente do processo utilizado, uma empresa que lida com ativos fixos precisará de alguma maneira de produzir um inventário de ativos fixos.