O que é um inventário de ativo fixo?
Os ativos fixos são um nome comum para ativos de longo prazo ou não-corrente, que são itens físicos. Eles geralmente são agrupados em ativos de propriedade, planta e equipamento (PP&E). Eles são compostos por coisas que uma empresa precisa para operar e pode ser tão pequena quanto um lápis ou tão grande quanto um edifício. Para explicar adequadamente os ativos fixos, uma empresa deve ter uma lista detalhada de seu PP&E. Um inventário de ativos fixo fornece essas informações.
Os ativos fixos são depreciados, o que fornece uma dedução de impostos para uma empresa. Se uma empresa não tiver um registro correto de seus ativos fixos, pode estar sendo muito grande ou muito pequeno. Para um cálculo preciso de depreciação, uma empresa precisa saber quando um ativo fixo foi comprado, qual foi o seu custo inicial e qual é a vida útil esperada. Todas essas informações devem ser incluídas em um inventário de ativos fixo.
Um inventário de ativo fixo também é necessário para a cobertura adequada do seguro. Os ativos fixos geralmente têm um valor significativoe precisa ser segurado. Uma empresa não deseja garantir itens que não possui, nem deseja deixar de garantir itens que possui. Um inventário de ativos fixo também pode reduzir o roubo, o que, por sua vez, reduzirá os prêmios de seguro.
O software de gerenciamento de inventário de ativos pode ser usado para ajudar no processo de inventário. Os itens são rotulados com códigos de barras ou tags de identificação de radiofrequência (RFID) e carregados no software por meio de um scanner. Quando novos ativos fixos são adquiridos, eles são adicionados à lista. Da mesma forma, quando os ativos fixos existentes são descartados, eles são removidos do software. Dessa forma, o software pode fornecer rastreamento preciso de inventário de ativo fixo.
Normalmente, o software de gerenciamento de ativos interface com o sistema de contabilidade de uma empresa e lide com tarefas como observar a depreciação e manter as contas contábeis de ativos atualizadas. O software também fornece frequentementeUma maneira de registrar dados de ativos adicionais, como o tipo de ativo fixo, quando foram adquiridos, o fornecedor e o modelo e os números de série. O software pode disponibilizar esses dados para os outros sistemas de uma empresa, para que as informações sejam registradas em um só lugar, reduzindo a hora e os erros de entrada de dados.
Sem software de gerenciamento de ativos, uma empresa teria que produzir manualmente um inventário de ativos fixo. Para uma empresa com poucos ativos fixos, um processo manual é provavelmente a melhor opção. Uma empresa que possui muitos ativos fixos seria melhor servida investindo em software de gerenciamento de ativos. Independentemente do processo usado, uma empresa que lida em ativos fixos precisará de alguma maneira de produzir um inventário de ativos fixo.