Wat is een inventaris van vaste activa?
Vaste activa zijn een algemene naam voor activa op lange termijn of vaste activa die fysieke items zijn. Deze zijn over het algemeen gegroepeerd onder materiële vaste activa (PP&E). Ze zijn samengesteld uit dingen die een bedrijf nodig heeft om te werken en kunnen zo klein zijn als een potlood of zo groot als een gebouw. Om de vaste activa correct te kunnen verantwoorden, moet een bedrijf een gedetailleerde lijst van zijn PP&E hebben. Een inventaris van vaste activa biedt deze informatie.
Vaste activa worden afgeschreven, wat een belastingaftrek voor een bedrijf oplevert. Als een bedrijf geen correcte registratie van zijn vaste activa heeft, kan het een te grote of te kleine aftrekpost zijn. Voor een nauwkeurige afschrijvingsberekening moet een bedrijf weten wanneer een vast activum is gekocht, wat de initiële kosten waren en wat de verwachte gebruiksduur is. Al deze informatie moet worden opgenomen in een inventaris van vaste activa.
Een inventaris van vaste activa is ook noodzakelijk voor een goede verzekeringsdekking. Vaste activa hebben vaak een significante waarde en moeten worden verzekerd. Een bedrijf wil geen items verzekeren die het niet bezit, noch wil het nalaten om items te verzekeren dat het wel bezit. Een inventaris van vaste activa kan ook diefstal verminderen, wat op zijn beurt de verzekeringspremies zal verlagen.
Asset inventarisbeheer software kan worden gebruikt om te helpen met het inventarisatieproces. Items worden gelabeld met barcodes of RFID-tags (radiofrequentie-identificatie) en via een scanner in de software geladen. Wanneer nieuwe vaste activa worden gekocht, worden deze aan de lijst toegevoegd. Op dezelfde manier worden bestaande vaste activa verwijderd uit de software. Op deze manier kan de software nauwkeurige tracking van vaste activa-inventaris bieden.
Doorgaans zal activabeheersoftware samenwerken met het boekhoudsysteem van een bedrijf en taken afhandelen zoals het noteren van afschrijvingen en het actueel houden van de grootboekrekeningen. De software biedt vaak ook een manier om extra activagegevens te registreren, zoals het type vast activum, toen het werd gekocht, de leverancier en het model- en serienummer. De software kan deze gegevens beschikbaar maken voor andere systemen van een bedrijf, zodat informatie op één plaats wordt vastgelegd, waardoor de gegevensinvoer en fouten worden beperkt.
Zonder software voor activabeheer zou een bedrijf handmatig een inventaris van vaste activa moeten produceren. Voor een bedrijf met weinig vaste activa is een handmatig proces hoogstwaarschijnlijk de beste optie. Een bedrijf met veel vaste activa zou het beste kunnen profiteren van investeringen in software voor activabeheer. Ongeacht het gebruikte proces heeft een bedrijf dat zich bezighoudt met vaste activa een manier nodig om een inventaris van vaste activa te produceren.