Co to jest spis środków trwałych?
Środki trwałe są powszechną nazwą dla długoterminowych lub długoterminowych aktywów, które są elementami fizycznymi. Zazwyczaj są one zgrupowane w aktywach rzeczowych aktywów trwałych. Składają się z rzeczy, które firma musi obsługiwać i mogą być tak małe jak ołówek lub tak duże jak budynek. Aby prawidłowo rozliczać środki trwałe, firma musi mieć szczegółową listę swoich środków trwałych. Inwentaryzacja środków trwałych zawiera te informacje.
Środki trwałe są amortyzowane, co zapewnia odliczenie podatku dla firmy. Jeśli firma nie ma prawidłowego rejestru swoich środków trwałych, może potrwać odliczenie za duże lub za małe. W celu dokładnego obliczenia amortyzacji firma musi wiedzieć, kiedy zakupiono środek trwały, jaki był jego koszt początkowy i jaka jest jego przewidywana żywotność. Wszystkie te informacje powinny być zawarte w spisie środków trwałych.
Inwentaryzacja środków trwałych jest również niezbędna do właściwej ochrony ubezpieczeniowej. Środki trwałe często mają znaczną wartość i wymagają ubezpieczenia. Firma nie chce ubezpieczać rzeczy, których nie posiada, ani nie chce nie ubezpieczać rzeczy, które posiada. Inwentaryzacja środków trwałych może również zmniejszyć kradzież, co z kolei obniży składki ubezpieczeniowe.
Do zarządzania procesem inwentaryzacji można użyć oprogramowania do zarządzania zapasami zasobów. Elementy są oznaczone kodami kreskowymi lub tagami identyfikacji radiowej (RFID) i ładowane do oprogramowania za pomocą skanera. Po zakupie nowych środków trwałych są one dodawane do listy. Podobnie, gdy istniejące środki trwałe są usuwane, są one usuwane z oprogramowania. W ten sposób oprogramowanie może zapewnić precyzyjne śledzenie zapasów środków trwałych.
Zazwyczaj oprogramowanie do zarządzania aktywami łączy się z firmowym systemem księgowym i obsługuje takie zadania, jak odnotowywanie amortyzacji i aktualizowanie kont księgi aktywów. Oprogramowanie często zapewnia również sposób na rejestrowanie dodatkowych danych środka trwałego, takich jak rodzaj środka trwałego, kiedy został nabyty, dostawca oraz model i numery seryjne. Oprogramowanie może udostępniać te dane innym systemom firmy, dzięki czemu informacje są zapisywane w jednym miejscu, co skraca czas wprowadzania danych i błędy.
Bez oprogramowania do zarządzania aktywami firma musiałaby ręcznie tworzyć zapasy środków trwałych. W przypadku firmy posiadającej niewiele środków trwałych najlepszym rozwiązaniem jest proces ręczny. Firmie, która ma wiele środków trwałych, najlepiej byłoby inwestować w oprogramowanie do zarządzania aktywami. Niezależnie od zastosowanego procesu firma zajmująca się środkami trwałymi będzie potrzebowała sposobu na wytworzenie zapasów środków trwałych.