Co je inventarizace majetku?
Dlouhodobá aktiva jsou obecný název dlouhodobých nebo dlouhodobých aktiv, která jsou fyzickými položkami. Obvykle jsou seskupeny do aktiv pozemků, budov a zařízení (PP&E). Skládají se z věcí, které musí podnik provozovat, a mohou být malé jako tužka nebo velká jako budova. Aby bylo možné správně zaúčtovat dlouhodobý majetek, musí mít podnik podrobný seznam PP&E. Tyto informace poskytuje inventarizace dlouhodobého majetku.
Dlouhodobý majetek je odepisován, což podniku umožňuje odpočet daně. Pokud podnik nemá správný záznam o svém dlouhodobém majetku, mohl by odečíst příliš velký nebo příliš malý odpočet. Pro přesnou kalkulaci odpisů musí podnik vědět, kdy byl dlouhodobý majetek zakoupen, jaké byly jeho počáteční náklady a jaká je jeho očekávaná životnost. Všechny tyto informace by měly být zahrnuty do inventáře dlouhodobých aktiv.
Pro správné pojistné krytí je nezbytná také inventarizace dlouhodobého majetku. Dlouhodobý majetek má často významnou hodnotu a musí být pojištěn. Podnik nechce pojistit věci, které nevlastní, ani nechce pojistit věci, které vlastní. Zásoby dlouhodobého majetku mohou také snížit krádež, což zase sníží pojistné.
Software pro správu inventáře aktiv může být použit jako pomoc při procesu inventury. Položky jsou označeny čárovými kódy nebo značkami vysokofrekvenční identifikace (RFID) a načteny do softwaru pomocí skeneru. Po zakoupení nového dlouhodobého majetku jsou přidána do seznamu. Podobně se při likvidaci stávajícího dlouhodobého majetku odstraní ze softwaru. Tímto způsobem může software poskytovat přesné sledování zásob fixních aktiv.
Software pro správu aktiv se obvykle propojí s účetním systémem společnosti a bude řešit úkoly, jako je zaznamenávání odpisů a udržování aktuálních účtů aktiv. Software také často poskytne způsob, jak zaznamenat další údaje o majetku, jako je typ dlouhodobého majetku, kdy byl pořízen, dodavatel a číslo modelu a sériová čísla. Software může tato data zpřístupnit jiným podnikovým systémům společnosti, takže informace jsou zaznamenávány na jednom místě, čímž se zkracuje doba zadávání dat a chyby.
Bez softwaru pro správu aktiv by společnost musela ručně vytvořit inventář dlouhodobých aktiv. Pro společnost s omezeným počtem aktiv je nejspíše nejlepší volbou ruční postup. Společnost, která má mnoho dlouhodobých aktiv, by nejlépe posloužila investicemi do softwaru pro správu aktiv. Bez ohledu na použitý proces bude společnost, která obchoduje s dlouhodobými aktivy, potřebovat nějaký způsob, jak vyrobit zásoby dlouhodobých aktiv.