Hva er et inventarbeholdning?

Anleggsmidler er et vanlig navn på langsiktige eller langsiktige eiendeler som er fysiske poster. Disse er vanligvis gruppert under varige driftsmidler (PP&E). De er sammensatt av ting en bedrift trenger å drive og kan være så liten som en blyant eller så stor som en bygning. For å kunne redegjøre for anleggsmidler på riktig måte, må en virksomhet ha en detaljert liste over PP&E. En varebeholdning gir denne informasjonen.

Anleggsmidler avskrives, noe som gir et skattefradrag for en virksomhet. Hvis en virksomhet ikke har korrekt oversikt over anleggsmidlene, kan det ta for stort eller for lite fradrag. For en nøyaktig avskrivningsberegning, trenger en virksomhet å vite når et anleggsmiddel ble kjøpt, hva den opprinnelige kostnaden var, og hva den forventede levetiden er. All denne informasjonen bør inkluderes i varebeholdningen.

En varebeholdning er også nødvendig for riktig forsikringsdekning. Anleggsmidler har ofte en betydelig verdi og må forsikres. En virksomhet ønsker ikke å forsikre varer den ikke har, og ønsker heller ikke å forsikre varer den eier. En varebeholdning kan også redusere tyveri, noe som igjen vil redusere forsikringspremier.

Programvare for styring av kapitalbeholdning kan brukes til å hjelpe deg med lagerbehandlingen. Elementer er merket med strekkoder eller RFID-tagger (RFID) og lastes inn i programvaren via en skanner. Når nye anleggsmidler er kjøpt, legges de til på listen. Tilsvarende, når eksisterende anleggsmidler blir avhendet, blir de fjernet fra programvaren. På denne måten kan programvaren gi presis sporing av varebeholdninger.

Vanligvis vil kapitalstyringsprogramvare grensesnitt mot et selskaps regnskapssystem og håndtere oppgaver som å notere avskrivninger og holde eiendomsbokskontoer oppdatert. Programvaren vil ofte også gi en måte å registrere ytterligere aktivaldata, for eksempel typen anleggsmiddel, da den ble anskaffet, leverandøren, og modellen og serienumrene. Programvaren kan gjøre disse dataene tilgjengelige for selskapets andre systemer, slik at informasjon blir registrert et sted, noe som reduserer dataregistreringstid og feil.

Uten kapitalstyringsprogramvare, ville et selskap måtte produsere et varebeholdning manuelt. For et selskap med få anleggsmidler er en manuell prosess sannsynligvis det beste alternativet. Et selskap som har mange anleggsmidler vil være best tjent med å investere i kapitalforvaltningsprogramvare. Uansett hvilken prosess som brukes, vil et selskap som handler inn anleggsmidler trenge en måte å produsere en varebeholdning på.