Hva er en fast aktivabeholdning?

Anleggsmidler er et vanlig navn for langsiktige, eller ikke-strøm som er fysiske varer. Disse er vanligvis gruppert under eiendommer, anlegg og utstyr (PP&E) eiendeler. De er sammensatt av ting en virksomhet trenger å operere og kan være så liten som en blyant eller så stor som en bygning. For å redegjøre for anleggsmidler på riktig måte, må en virksomhet ha en detaljert liste over PP&E. Et fast aktivabeholdning gir denne informasjonen.

Anleggsmidler er avskrevet, som gir et skattefradrag for en virksomhet. Hvis en virksomhet ikke har en riktig oversikt over de anleggsmidler, kan den ta for stort eller for lite fradrag. For en nøyaktig avskrivningsberegning, må en virksomhet vite når en fast eiendel ble kjøpt, hva dens opprinnelige kostnad var, og hva den forventede nyttige levetiden er. All denne informasjonen skal inkluderes i et fast aktivabeholdning.

En fast aktivabeholdning er også nødvendig for riktig forsikringsdekning. Anleggsmidler har ofte en betydelig verdiog må være forsikret. En virksomhet ønsker ikke å forsikre gjenstander den ikke har, og den vil heller ikke unnlate å forsikre gjenstander den har. Et fast aktivabeholdning kan også redusere tyveriet, som igjen vil redusere forsikringspremiene.

Asset Inventory Management -programvare kan brukes til å hjelpe til med inventarprosessen. Elementer er merket med strekkoder eller radiofrekvensidentifikasjon (RFID) -merker og lastes inn i programvaren via en skanner. Når nye anleggsmidler kjøpes, blir de lagt til i listen. Tilsvarende, når eksisterende anleggsmidler blir kastet, fjernes de fra programvaren. På denne måten kan programvaren gi presis sporing av fast eiendeler.

Vanligvis vil kapitalstyringsprogramvare grensesnitt mot selskapets regnskapssystem og håndtere oppgaver som å merke avskrivninger og holde eiendelsbokskontoer oppdatert. Programvaren vil også ofte giEn måte å registrere tilleggsdata på, for eksempel typen anleggsmiddel, da den ble anskaffet, leverandøren og modellen og serienumre. Programvaren kan gjøre disse dataene tilgjengelige for selskapets andre systemer, slik at informasjon blir registrert på ett sted, og reduserer dataregistreringstid og feil.

Uten programvare for styring av kapitalstyring må et selskap manuelt produsere en fast aktivabeholdning. For et selskap med få anleggsmidler er en manuell prosess mest sannsynlig det beste alternativet. Et selskap som har mange anleggsmidler, vil bli best tjent med å investere i programvare for styring av kapitalstyring. Uansett prosess som brukes, vil et selskap som handler med anleggsmidler trenge en måte å produsere en fast aktivabeholdning.