¿Qué es una variación de presupuesto flexible?
Una variación de presupuesto flexible es la diferencia entre la cantidad que una compañía planea gastar o ganar durante un período de tiempo específico y la cantidad que realmente gasta o gana. La variación o diferencia puede ser un número positivo, lo que significa que los costos exceden el presupuesto o el ingreso excede las expectativas, o un número negativo con costos menores a los esperados o ingresos menores a lo planeado. Los gerentes e inversionistas pueden usar una variación del presupuesto flexible para medir el desempeño no solo de la compañía, sino también de diferentes gerentes.
Cuando el desempeño real de una empresa o departamento difiere de lo planeado para un mes, trimestre o incluso año, medir la variación del presupuesto flexible ayuda a controlar los costos. Intentar aplicar los estándares del presupuesto estático no funciona si los costos o ganancias esperados difieren, lo que hace imposible evaluar la rentabilidad o el rendimiento de la empresa. Sin una forma precisa de medir el desempeño, la gerencia no puede saber si las correcciones en la empresa o las acciones de un departamento son necesarias.
Para que funcione una variación de presupuesto flexible, una empresa primero debe tener un presupuesto fijo o estático. El presupuesto estático planifica una cierta cantidad de ingresos y una cierta cantidad de gastos, según las predicciones de la gerencia sobre las condiciones del mercado y el desempeño de la compañía. Al observar la variación, los gerentes o inversores aún usan los mismos valores de costo fijo e ingresos que se establecieron en el presupuesto estático. Si los valores de costo o ingreso fueron variables en el presupuesto estático, entonces el presupuesto flexible también debe usar cifras variables para esos valores de costo o ingreso.
Las diferencias en los costos o ganancias reales de una empresa en comparación con las proyectadas por un presupuesto estático proporcionan información valiosa sobre el rendimiento. Por ejemplo, una empresa puede parecer que gana más dinero vendiendo una cantidad mayor de unidades durante un mes o trimestre de lo que se esperaba originalmente en el presupuesto estático. Sin embargo, la variación de un presupuesto flexible podría mostrar que la cantidad ganada por unidad fue menor a la proyectada, lo que posiblemente conduzca a que la compañía obtenga menos ingresos netos del mayor número de ventas.
Evaluar el desempeño de un gerente individual utilizando una variación de presupuesto flexible solo funciona bien si se utiliza la información adecuada para la evaluación. Cualquier información presupuestaria, ya sea de presupuestos estáticos o flexibles, debe estar bajo el alcance de la responsabilidad del gerente que se evalúa. Cuanto mayor sea el nivel o la autoridad del gerente en una empresa, más variaciones del presupuesto general de la empresa se deben utilizar para medir su desempeño.