Hva er en fleksibel budsjettvariant?

En fleksibel budsjettvarians er forskjellen mellom beløpet et selskap planlegger å bruke eller tjene i løpet av en spesifikk tidsperiode og beløpet som faktisk bruker eller tjener. Avviket eller forskjellen kan enten være et positivt tall, noe som betyr at kostnadene overstiger budsjettet eller inntektene oversteg forventningene, eller et negativt antall med kostnader som er lavere enn forventet eller inntektene er mindre enn planlagt. Ledere og investorer kan bruke fleksibel budsjettvarians for å måle resultatene til ikke bare selskapet, men også for forskjellige ledere.

Når en virksomhets eller avdelings faktiske ytelse skiller seg fra det som var planlagt i en måned, kvartal eller til og med år, hjelper det å måle den fleksible budsjettsvariansen med å kontrollere kostnadene. Å prøve å anvende standardene for det statiske budsjettet fungerer ikke hvis de forventede kostnadene eller inntektene er forskjellige, noe som gjør bedømmelse av selskapets lønnsomhet eller ytelse umulig. Uten en nøyaktig måte å måle ytelse, kan ikke ledelsen vite om korreksjoner i selskapet eller avdelingens handlinger er nødvendige.

For at en fleksibel budsjettvarians skal fungere, må et selskap først ha et statisk eller fast budsjett. Det statiske budsjettet planlegger for en viss inntekt og en viss mengde utgifter, basert på ledelsens spådommer om markedsforhold og selskapets resultater. Når man ser på variansen, bruker forvaltere eller investorer fremdeles de samme faste kostnads- og inntektsverdiene som ble satt i det statiske budsjettet. Hvis en verdi eller inntektsverdier var variabel i det statiske budsjettet, må det fleksible budsjettet også bruke variable tall for disse kostnadene eller inntektsverdiene.

Forskjeller i et virksomhets faktiske kostnader eller inntjening kontra de som ble anslått av et statisk budsjett gir verdifull informasjon om ytelsen. Et selskap kan for eksempel se ut til å tjene mer penger ved å selge et høyere antall enheter i løpet av en måned eller kvartal enn det som opprinnelig var forventet i det statiske budsjettet. En variasjon i et fleksibelt budsjett kan imidlertid vise at beløpet som er opptjent per enhet var lavere enn anslått, noe som muligens førte til at selskapet fikk mindre nettoinntekter av det høyere antall salg.

Evaluering av den enkelte lederes ytelse ved bruk av en fleksibel budsjettsvarians fungerer bare bra hvis riktig informasjon brukes til evalueringen. All budsjettinformasjon, enten det er fra de statiske eller fleksible budsjettene, må være under ansvarsområdet for lederen som blir evaluert. Jo høyere lederens nivå eller myndighet i et selskap, desto mer av selskapets samlede budsjettavvik bør brukes til å måle resultatene hans.