Vad är en flexibel budgetvariant?
En flexibel budgetvarians är skillnaden mellan det belopp ett företag planerar att spendera eller tjäna under en viss tidsperiod och det belopp som faktiskt spenderar eller tjänar. Variationen eller skillnaden kan antingen vara ett positivt antal, vilket innebär att kostnaderna överstiger budgeten eller inkomsterna överskred förväntningarna, eller ett negativt antal där kostnaderna är lägre än väntat eller inkomst är lägre än planerat. Chefer och investerare kan använda flexibel budgetvarians för att mäta inte bara företagets prestanda, utan också hos olika chefer.
När ett företags eller avdelnings verkliga resultat skiljer sig från vad som planerades för en månad, kvartal eller till och med år, hjälper det att mäta den flexibla budgetvariansen med att kontrollera kostnaderna. Att försöka tillämpa standarderna för den statiska budgeten fungerar inte om de förväntade kostnaderna eller intäkterna skiljer sig åt, vilket gör bedömningen av företagets lönsamhet eller prestanda omöjlig. Utan ett exakt sätt att mäta prestanda kan ledningen inte veta om korrigeringar i företaget eller avdelningens åtgärder är nödvändiga.
För att en flexibel budgetvarians ska fungera måste ett företag först ha en statisk eller fast budget. Den statiska budgeten planerar för en viss inkomst och en viss kostnad, baserat på ledningens förutsägelser om marknadsvillkor och företagets resultat. När man tittar på avvikelsen använder chefer eller investerare fortfarande samma fasta kostnad och inkomstvärden som anges i den statiska budgeten. Om en kostnads- eller inkomstvärde var variabel i den statiska budgeten, måste den flexibla budgeten också använda variabla siffror för dessa kostnader eller inkomstvärden.
Skillnader i ett företags faktiska kostnader eller resultat jämfört med de som beräknades av en statisk budget ger värdefull information om prestanda. Till exempel kan ett företag tyckas tjäna mer pengar genom att sälja ett högre antal enheter under en månad eller kvartal än vad som ursprungligen förväntades i den statiska budgeten. En flexibel budgetvariation kan dock visa att det intjänade beloppet per enhet var lägre än beräknat, vilket möjligen kan leda till att företaget minskade nettointäkterna av det högre antalet försäljningar.
Utvärdering av en enskild chefs resultat med en flexibel budgetvarians fungerar bara bra om lämplig information används för utvärderingen. All budgetinformation, antingen från statiska eller flexibla budgetar, måste ligga under ansvaret för den chef som utvärderas. Ju högre chefens nivå eller myndighet i ett företag, desto mer av företagets totala budgetvariationer bör användas för att mäta hans resultat.