Hvad er en fleksibel budgetvariant?
En fleksibel budgetvarians er forskellen mellem det beløb, et selskab planlægger at bruge eller tjene i løbet af en bestemt periode, og det beløb, der faktisk bruges eller tjener. Afvigelsen eller forskellen kan enten være et positivt antal, hvilket betyder, at omkostninger overstiger budgettet eller indtægter oversteg forventningerne, eller et negativt antal, hvor omkostninger er lavere end forventet, eller indtægter er mindre end planlagt. Ledere og investorer bruger muligvis fleksibel budgetvarians til at måle resultaterne for ikke kun virksomheden, men også for forskellige ledere.
Når en virksomheds eller afdelings faktiske præstationer adskiller sig fra det, der var planlagt i en måned, kvartal eller endda år, hjælper måling af den fleksible budgetvarians med at kontrollere omkostningerne. Forsøg på at anvende standarderne for det statiske budget fungerer ikke, hvis de forventede omkostninger eller indtjening er forskellige, hvilket gør evaluering af virksomhedens rentabilitet eller præstation umulig. Uden en nøjagtig måde at måle ydeevne kan ledelsen ikke vide, om korrektioner i virksomheden eller en afdelings handlinger er nødvendige.
For at en fleksibel budgetvarians skal fungere, skal en virksomhed først have et statisk eller fast budget. De statiske budgetter planlægger en vis indkomstmængde og et vist udgiftsbeløb baseret på ledelsens forudsigelser om markedsforhold og virksomhedens resultater. Når man ser på afvigelsen, bruger ledere eller investorer stadig de samme faste omkostninger og indkomstværdier, som blev angivet i det statiske budget. Hvis en omkostnings- eller indkomstværdi var variabel i det statiske budget, skal det fleksible budget også bruge variabeltal for disse omkostninger eller indkomstværdier.
Forskelle i en virksomheds faktiske omkostninger eller indtjening i forhold til dem, der blev projiceret af et statisk budget, giver værdifulde oplysninger om ydeevnen. For eksempel ser det ud til, at et firma kan tjene flere penge ved at sælge et større antal enheder i løbet af en måned eller kvartal end det, der oprindeligt var forventet i det statiske budget. En afvigelse i et fleksibelt budget kunne dog vise, at det indtjente beløb pr. Enhed var lavere end forventet, hvilket muligvis førte til, at virksomheden havde mindre nettoomsætning fra det højere antal salg.
Evaluering af den enkelte leders præstationer ved hjælp af en fleksibel budgetvarians fungerer kun godt, hvis de relevante oplysninger bruges til evalueringen. Budgetoplysninger, uanset om de er statiske eller fleksible budgetter, skal være under det ansvar, som lederen vurderer. Jo højere lederens niveau eller myndighed i en virksomhed er, jo mere af virksomhedens samlede budgetvariationer skal bruges til at måle hans præstationer.