¿Qué es una cuenta de reembolso de millas?

Una cuenta de reembolso de millas puede referirse a dos cosas diferentes. El primero es un tipo de cuenta mantenida por un empleado en un negocio donde está empleada; cuando realiza viajes de negocios calificados, puede enviar un formulario para el reembolso de millas y los fondos se depositarán en la cuenta, que a menudo es solo una tarjeta de crédito comercial. El segundo tipo de cuenta de reembolso por millaje es creado por la propia empresa, y generalmente es una cantidad de fondos especificada por la empresa y designada con el propósito de reembolsar a los empleados por viajes de negocios. Esto ayuda a la empresa a administrar los gastos y mantener un presupuesto mensual o anual.

El primer tipo de cuenta de reembolso de millas es uno de los beneficios que a menudo se ofrece a los empleados de las grandes corporaciones. El reembolso puede cubrir los gastos de gasolina por el uso del propio automóvil, o puede cubrir los costos de un automóvil alquilado y la gasolina que se necesitaba para el automóvil. También puede cubrir boletos de avión si se requiere ese tipo de viaje, además de otros gastos de viaje, como una habitación de hotel. El reembolso de millas no se refiere necesariamente a las millas recorridas. Estas cuentas a veces también se denominan cuentas de reembolso de viajes.

Por lo general, las compañías requieren que los empleados presenten los recibos y luego emiten un cheque para el reembolso, o simplemente pueden darles a los empleados una tarjeta de crédito corporativa para usar y luego reemplazar los fondos en la cuenta de reembolso de millas. Los empleados deben asegurarse de realizar un seguimiento cuidadoso del dinero que se gasta y luego se presenta para el reembolso, y asegurarse de que solo se presenten los gastos calificados. De lo contrario, uno puede perder el privilegio de acceder a una cuenta de reembolso de millas, o se le puede prohibir realizar viajes de negocios en el futuro.

El segundo tipo de cuenta de reembolso de millas es utilizado por las empresas con fines presupuestarios más amplios. El dinero rara vez se coloca en una cuenta separada real del resto de la nómina o los fondos de gastos comerciales, pero a menudo se utiliza software de contabilidad para designar el propósito de los fondos en estas cuentas más grandes. Puede permitirse una cierta cantidad por mes o por año para el reembolso de millas, y si los empleados superan esa cantidad, la cantidad de viajes de negocios que se permiten puede reducirse, o se puede realizar una auditoría para asegurar que los fondos sean siendo usado apropiadamente. Mantener cuentas de esta manera también permite una contabilidad más fácil y un equilibrio de ingresos y pérdidas al final del año.