Hvad er en tilbagebetalingskonto for kilometertal?
En tilbagebetalingskonto for kilometertal kan henvise til to forskellige ting. Den første er en type konto, som en medarbejder har i en virksomhed, hvor hun er ansat; når hun går på kvalificerede forretningsrejser, sender hun muligvis en formular til refusion af kilometertal, og pengene placeres på kontoen, der ofte kun er et forretningskreditkort. Den anden type tilbagebetalingskonto for kilometertal er oprettet af virksomheden selv og er generelt et beløb, der er specificeret af virksomheden, og som er udpeget med henblik på at godtgøre ansatte for forretningsrejser. Dette hjælper virksomheden med at administrere udgifter og opretholde et månedligt eller årligt budget.
Den første type refusionskonto for kilometertal er en af fordelene, der ofte tilbydes medarbejdere i større virksomheder. Refusionen kan dække gasudgifter til brug af egen bil, eller den kan dække udgifterne til en lejebil og den gas, der var nødvendig til bilen. Det kan også dække flybilletter, hvis denne type rejse er påkrævet, ud over andre rejseudgifter såsom et hotelværelse. Kilometergodtgørelse henviser ikke nødvendigvis kun til kørt kilometer. Disse konti omtales undertiden også som rejsegodtgørelseskonti.
Virksomheder vil typisk enten kræve, at medarbejdere indsender kvitteringer, og udsteder derefter en check for refusion, eller de kan måske bare give medarbejderne et firmakreditkort, der skal bruges, og derefter erstatte midlerne på kilometergodtgørelseskontoen. Medarbejderne skal være sikre på at holde nøje oversigt over de penge, der bruges og derefter indsendes til refusion, og være sikre på, at kun kvalificerede udgifter er indsendt. Ellers kan man miste privilegiet ved at få adgang til en tilbagebetalingskonto til kilometertal, eller det kan være forbudt at tage forretningsrejser i fremtiden.
Den anden type refusionskonto til kilometertal bruges af virksomheder til bredere budgetteringsformål. Pengene placeres sjældent på en faktisk separat konto fra resten af lønnings- eller forretningsudgiftsfondene, men ofte bruges regnskabssoftware til at udpege formålet med midlerne i disse større konti. Et vist beløb pr. Måned eller år kan være tilladt for tilbagebetaling af kilometertal, og hvis ansatte går over dette beløb, kan det tilladte antal forretningsrejser reduceres, eller der kan udføres en revision for at sikre, at midlerne er bruges korrekt. At føre konti på denne måde muliggør også lettere regnskabsafvikling og balance mellem indkomst og tab ved årets udgang.