Che cos'è un conto di rimborso miglia?
Un conto di rimborso miglia può riferirsi a due cose diverse. Il primo è un tipo di conto tenuto da un dipendente in un'azienda in cui è impiegato; quando parte per viaggi di lavoro qualificati, potrebbe quindi presentare un modulo per il rimborso delle miglia e i fondi verranno inseriti nel conto, che spesso è solo una carta di credito aziendale. Il secondo tipo di conto di rimborso miglia è istituito dall'azienda stessa ed è generalmente un importo di fondi specificato dall'azienda e designato allo scopo di rimborsare i dipendenti per viaggi di lavoro. Questo aiuta l'azienda a gestire le spese e a mantenere un budget mensile o annuale.
Il primo tipo di conto di rimborso in miglia è uno dei vantaggi che viene spesso offerto ai dipendenti delle grandi aziende. Il rimborso può coprire le spese di gas per l'utilizzo della propria auto, oppure i costi di un'auto a noleggio e il gas necessario per l'auto. Può anche coprire i biglietti aerei se è richiesto quel tipo di viaggio, oltre ad altre spese di viaggio come una camera d'albergo. Il rimborso delle miglia non si riferisce necessariamente solo alle miglia guidate. Talvolta questi conti vengono anche definiti conti di rimborso viaggi.
Le società in genere richiedono ai dipendenti di inviare le ricevute, quindi emettono un assegno per il rimborso o possono semplicemente fornire ai dipendenti una carta di credito aziendale da utilizzare, quindi sostituire i fondi nel conto di rimborso miglia. I dipendenti devono essere sicuri di tenere traccia dei soldi spesi e quindi inoltrati per il rimborso ed essere sicuri che vengano presentate solo le spese qualificate. In caso contrario, si potrebbe perdere il privilegio di accedere a un conto di rimborso miglia o potrebbe essere vietato intraprendere viaggi di lavoro in futuro.
Il secondo tipo di conto di rimborso chilometraggio viene utilizzato dalle aziende per scopi di budget più ampi. Il denaro viene raramente collocato in un conto separato effettivo dal resto del libro paga o dei fondi di spese aziendali, ma spesso il software di contabilità viene utilizzato per designare lo scopo dei fondi in questi conti più grandi. Un determinato importo al mese o all'anno può essere ammesso per il rimborso delle miglia e se i dipendenti superano tale importo, il numero di viaggi di lavoro consentiti può essere ridotto o può essere effettuato un audit per assicurare che i fondi siano essere usato in modo appropriato. Mantenere la contabilità in questo modo consente anche una contabilità più semplice e il bilanciamento di entrate e perdite alla fine dell'anno.