Co to jest konto refundacyjne na przebieg?

Rachunek zwrotu kosztów może dotyczyć dwóch różnych rzeczy. Pierwszy to rodzaj konta prowadzonego przez pracownika w firmie, w której jest zatrudniona; kiedy wybiera się na wykwalifikowaną podróż służbową, może złożyć formularz zwrotu kosztów, a środki zostaną przelane na konto, które często jest tylko biznesową kartą kredytową. Drugi rodzaj rachunku refundacyjnego przebiega przez samą firmę i jest to zazwyczaj kwota funduszy określona przez firmę i przeznaczona na zwrot kosztów pracownikom za podróże służbowe. Pomaga to zarządzać wydatkami i utrzymać budżet miesięczny lub roczny.

Pierwszy rodzaj rachunku refundacyjnego jest jedną z korzyści, które często są oferowane pracownikom większych korporacji. Zwrot może obejmować wydatki na paliwo związane z użytkowaniem własnego samochodu lub może pokryć koszty wynajmu samochodu i gazu potrzebnego do samochodu. Może również obejmować bilety lotnicze, jeśli ten rodzaj podróży jest wymagany, oprócz innych kosztów podróży, takich jak pokój hotelowy. Zwrot kosztów nie musi dotyczyć wyłącznie przejechanych mil. Konta te są czasem nazywane również kontami zwrotu kosztów podróży.

Firmy zazwyczaj wymagają od pracowników przedłożenia pokwitowań, a następnie wystawiają czek na zwrot kosztów lub mogą po prostu dać pracownikom korporacyjną kartę kredytową do użycia, a następnie wymienić środki na rachunku zwrotu kosztów. Pracownicy powinni uważnie śledzić pieniądze, które są wydawane, a następnie zgłaszane do zwrotu, oraz mieć pewność, że przekazywane są tylko wydatki kwalifikowane. W przeciwnym razie można utracić przywilej dostępu do konta refundacyjnego lub w przyszłości zabrania się odbywania podróży służbowych.

Drugi rodzaj rachunku zwrotu kosztów jest wykorzystywany przez firmy do szerszych celów budżetowych. Pieniądze rzadko są umieszczane na faktycznym oddzielnym koncie od reszty funduszy płacowych lub wydatków służbowych, ale często oprogramowanie księgowe służy do wyznaczania celu funduszy na tych większych rachunkach. Pewna kwota miesięcznie lub rocznie może być dopuszczalna do zwrotu kosztów, a jeśli pracownicy przekroczą tę kwotę, dozwolona liczba podróży służbowych może zostać zmniejszona lub można przeprowadzić audyt w celu upewnienia się, że fundusze są być właściwie używane. Prowadzenie rachunków w ten sposób pozwala również na łatwiejsze księgowanie oraz równoważenie dochodów i strat na koniec roku.