Hva er en refusjonskonto for kjørelengde?
En refusjonskonto for kjørelengde kan referere til to forskjellige ting. Den første er en type konto som en ansatt holder til i en virksomhet der hun er ansatt; når hun drar på kvalifiserte forretningsreiser, kan hun kanskje sende inn et skjema for refusjon av kjørelengde, og midlene blir lagt inn på kontoen, som ofte bare er et forretningskredittkort. Den andre typen tilbakebetalingskonto for kjørelengde er satt opp av virksomheten selv, og er vanligvis et beløp som er spesifisert av virksomheten og er utpekt for å tilbakebetale ansatte for forretningsreiser. Dette hjelper virksomheten med å administrere utgifter og opprettholde et månedlig eller årlig budsjett.
Den første typen refusjonskonto for kjørelengde er en av fordelene som ofte tilbys ansatte hos større selskaper. Refusjonen kan dekke gassutgifter for bruk av egen bil, eller den kan dekke kostnadene for en leiebil og gassen som var nødvendig for bilen. Det kan også dekke flybilletter hvis den type reiser er nødvendig, i tillegg til andre reiseutgifter som et hotellrom. Refusjon av kjørelengde refererer ikke nødvendigvis bare til kjørte mil. Disse kontoene blir noen ganger også referert til som refusjonsregnskap for reiser.
Bedrifter vil typisk enten kreve at ansatte sender inn kvitteringer, og vil deretter utstede en sjekk for refusjon, eller kan bare gi de ansatte et foretakskredittkort å bruke, og deretter erstatte midlene på kilometergodtgjørelseskontoen. Ansatte bør sørge for å holde nøye oversikt over pengene som blir brukt og deretter sendt inn for refusjon, og være sikre på at bare kvalifiserte utgifter sendes inn. Ellers kan man miste privilegiet ved å få tilgang til en tilbakebetalingskonto for kjørelengde, eller det kan være forbudt å ta forretningsreiser i fremtiden.
Den andre typen refusjonskonto for kjørelengde brukes av virksomheter til bredere budsjetteringsformål. Pengene blir sjelden plassert på en faktisk separat konto fra resten av lønns- eller forretningsutgiftsfondene, men ofte brukes regnskapsprogramvare for å utpeke formålet med midlene i disse større kontoene. Et visst beløp per måned eller år kan være tillatt for tilbakebetaling av kjørelengde, og hvis ansatte går over det beløpet, kan antall tillatte forretningsreiser reduseres, eller det kan utføres en revisjon for å sikre at midlene er blir brukt på riktig måte. Å føre regnskap på denne måten muliggjør også enklere regnskap og balansering av inntekt og tap ved slutten av året.