¿Qué es un pequeño libro de caja?
Cuando una empresa necesita hacer una compra pequeña, a menudo se utiliza una cuenta o caja pequeña. El dinero en efectivo es una pequeña cantidad de dinero, generalmente menos de cien dólares, que un custodio retiene en forma de efectivo. Cuando un empleado realiza una compra con fondos de caja chica, se realiza una entrada en un libro mayor llamado libro de caja chica.
Dado que las tarjetas de crédito de la empresa generalmente se emiten a un pequeño porcentaje de empleados, es posible que se requiera efectivo para una variedad de gastos. Un ejemplo común sería un gerente de oficina usando efectivo para comprar suministros de oficina para la empresa. Hay menos responsabilidad para que una compañía permita que se libere una pequeña cantidad de dinero a la vez en lugar de emitir una tarjeta de crédito corporativa al gerente de la oficina.
Además, hay un tiempo y un costo asociados con la emisión de un cheque por gastos en lugar de utilizar efectivo en efectivo. Al igual que con las tarjetas de débito o crédito, generalmente hay un número limitado de personas con privilegios para firmar y escribir cheques. Es mucho más fácil sacar dinero de una cuenta de caja chica que pasar por el proceso de emisión de cheques.
Es vital que todos los fondos tomados de una cuenta de caja chica se sustituyan con comprobantes o recibos específicos y se registren adecuadamente en el libro de caja chica. Esto tiene un doble propósito. Primero, asegura que cada gasto se cargue en la cuenta correspondiente, por ejemplo, suministros de oficina, paisajismo, etc. Segundo, permite la simple conciliación de la cuenta, lo que significa que la cantidad de efectivo en la mano más cualquier recibo o comprobante debe igual al total que se muestra en el libro de caja chica.
Algunos almacenes de suministros de oficina venden sobres de caja chica en lugar de libros de caja chica. Estos son sobres grandes y sellables que contienen tanto el dinero como los recibos y tienen un formulario de entrada de diario impreso en el exterior. Cada débito en la cuenta de caja chica se registra en este formulario, y es una manera fácil de realizar un seguimiento del dinero. Se puede usar un sobre nuevo periódicamente, como una vez al mes o trimestre, o cuando se agrega dinero nuevo a la cuenta después de que se ha reducido a un cierto nivel.
En estos tiempos modernos, las cuentas de caja chica también se pueden registrar en un programa de contabilidad de computadora en lugar de un libro de caja chica. El custodio de la cuenta debe ser cuidadoso, para asegurarse de que cada reducción en efectivo se registre en la computadora. También debe cargarse en la cuenta correcta, como si se emitiera un cheque.