¿Qué es un libro de efectivo Petty?
Cuando una empresa necesita hacer una pequeña compra, a menudo se usa un libro o una cuenta de en efectivo. Petty Ef efectivo es una pequeña cantidad de dinero, generalmente menos de cien dólares, que un custodio mantiene en forma de efectivo. Cuando un empleado realiza una compra con fondos de caja menor, se realiza una entrada en un libro mayor llamado Petty Cash Book.
Dado que las tarjetas de crédito de la compañía generalmente se emiten a un pequeño porcentaje de empleados, se puede requerir dinero en efectivo para una variedad de gastos. Un ejemplo común sería un gerente de oficina que use dinero en efectivo para comprar suministros de oficina para la empresa. Hay menos responsabilidad para que una empresa permita que se libere una pequeña cantidad de dinero a la vez en lugar de emitir una tarjeta de crédito corporativa al gerente de la oficina.
Además, hay tiempo y costo asociados con escribir un cheque para gastos en lugar de usar en efectivo. Al igual que con las tarjetas de débito o las tarjetas de crédito, generalmente hay un número limitado de personas con cheques de escritura y privilegios de firma. Es mucH más fácil tomar dinero de una cuenta de en efectivo menor que pasar por el proceso de redacción de cheques.
Es vital que todos los fondos tomados de una cuenta de caja menor se sustituyan con cupones o recibos específicos y se registren adecuadamente en el libro de efectivo. Esto sirve un doble propósito. Primero, garantiza que cada gasto se debite a la cuenta apropiada, por ejemplo, suministros de oficina, paisajismo, etc. Segundo, permite la simple conciliación de la cuenta, lo que significa que la cantidad de efectivo a mano más cualquier recibo o cupones debería ser igual al total que se muestra en el libro de efectivo.
Algunos almacenes de suministros de oficina venden sobres de en efectivo en lugar de libros de caja de caja. Estos son sobres grandes y sellables que contienen tanto el dinero como los recibos y tiene un formulario de inscripción de diario impreso en el exterior. Cada débito a la cuenta de Cash Petty se registra en este formulario, y es una manera fácil de mantenerpista del dinero. Un nuevo sobre se puede usar periódicamente, como una vez al mes o trimestre, o cuando se agrega dinero nuevo a la cuenta después de que se haya reducido a un cierto nivel.
En estos tiempos modernos, las cuentas de en efectivo también se pueden registrar en un programa de contabilidad informática en lugar de un libro de efectivo. El custodio de la cuenta debe tener cuidado, para asegurarse de que cada reducción en el dinero en efectivo se registre en la computadora. También debe cargarse a la cuenta correcta, como si se emitiera un cheque.