Co to jest drobna książka gotówkowa?
Gdy firma musi dokonać małego zakupu, często używana jest drobna książka gotówkowa lub konto. Drobna gotówka to niewielka kwota pieniędzy, zwykle mniej niż sto dolarów, która jest utrzymywana w formie gotówki przez opiekuna. Gdy pracownik dokonuje zakupu z drobnymi funduszami gotówkowymi, wpis jest dokonywany w księdze zwanej Petty Cash Book.
Ponieważ karty kredytowe firmy są zwykle wydawane niewielkim odsetkiem pracowników, na różnorodne wydatki mogą być wymagane. Wspólnym przykładem byłby kierownik biura wykorzystujący drobną gotówkę do zakupu materiałów biurowych dla firmy. Spółka jest mniejsza, aby umożliwić zwolnienie niewielkiej ilości pieniędzy na czas, a nie wydać korporacyjną kartę kredytową kierownikowi biura.
Ponadto jest czas i koszt związany z napisaniem czeku na wydatki, a nie używanie drobnej gotówki. Podobnie jak w przypadku kart debetowych lub kart kredytowych, zwykle istnieje ograniczona liczba osób z pisaniem i podpisywaniem uprawnień. To jest MUCH łatwiej jest pobrać pieniądze z małego konta gotówkowego niż przejść proces pisania czeków.
Ważne jest, aby wszystkie środki pobrane z małego rachunku gotówkowego zostały zastąpione określonymi kuponami lub wpływami i odpowiednio rejestrowane w drobnej książce gotówkowej. Służy to podwójnie. Po pierwsze, zapewnia, że każdy wydatek jest obciążony odpowiednim rachunkiem, np. Zapasy biurowe, kształtowanie krajobrazu itp. Po drugie, pozwala na proste pojednanie konta, co oznacza, że kwota gotówki pod ręką plus wszelkie wpływy lub kupony powinny być równe całkowitej liczbie książki gotówkowej.
.Niektóre magazyny dostaw biurowe sprzedają małe koperty gotówkowe zamiast drobnych książek gotówkowych. Są to duże, uszczelnione koperty, które zawierają zarówno pieniądze, jak i wpływy i ma formularz wpisowy w dzienniku wydrukowany na zewnątrz. Każdy debet na małe konto gotówkowe jest rejestrowane w tym formularzu i jest to łatwy sposób na utrzymanieŚledzenie pieniędzy. Nową kopertę może być okresowo używana, jak raz w miesiącu lub kwartał, lub gdy nowe pieniądze zostaną dodane do konta po jej zmniejszeniu do określonego poziomu.
W czasach współczesnych drobnych rachunków gotówkowych można również zarejestrować w programie księgowym komputerowym, a nie w drobnej książce gotówkowej. Opiekun konta musi być ostrożny, aby upewnić się, że każda redukcja drobnej gotówki jest rejestrowana na komputerze. Należy również naliczyć na właściwe konto, tak jakby wydano czek.