Co to jest książka drobnej gotówki?

Kiedy firma musi dokonać niewielkiego zakupu, często używana jest drobna książka gotówkowa lub konto. Drobna gotówka to niewielka ilość pieniędzy, zwykle mniej niż sto dolarów, która jest przechowywana w formie gotówki przez depozytariusza. Gdy pracownik dokonuje zakupu za pomocą drobnych środków pieniężnych, następuje zapis w księdze zwanej książką drobnych środków pieniężnych.

Ponieważ firmowe karty kredytowe są zwykle wydawane niewielkiemu odsetkowi pracowników, może być wymagana drobna gotówka na różne wydatki. Typowym przykładem może być kierownik biura wykorzystujący drobną gotówkę do zakupu materiałów biurowych dla firmy. Firma ma mniejszą odpowiedzialność za zwolnienie niewielkiej kwoty pieniędzy na raz, niż za wydanie korporacyjnej karty kredytowej kierownikowi biura.

Poza tym wypisywanie czeku na wydatki wiąże się z czasem i kosztami, a nie z wykorzystaniem drobnej gotówki. Podobnie jak w przypadku kart debetowych lub kredytowych, zwykle istnieje ograniczona liczba osób z uprawnieniami do pisania i podpisywania czeków. O wiele łatwiej jest pobierać pieniądze z drobnego konta gotówkowego niż przechodzić przez proces wypisywania czeków.

Bardzo ważne jest, aby wszystkie środki pieniężne pobrane z rachunku drobnych środków pieniężnych zostały zastąpione określonymi kuponami lub pokwitowaniami i odpowiednio zarejestrowane w księdze drobnych środków pieniężnych. Służy to podwójnemu celowi. Po pierwsze, zapewnia obciążenie każdego wydatku odpowiednim kontem, np. Artykułami biurowymi, kształtowaniem krajobrazu itp. Po drugie, pozwala na proste uzgodnienie konta, co oznacza, że ​​ilość gotówki w kasie plus wszelkie rachunki lub kupony powinny równa się sumie pokazanej w książce drobnej gotówki.

Niektóre magazyny materiałów biurowych sprzedają koperty drobnych pieniędzy zamiast drobnych książek. Są to duże, zamykane koperty, w których przechowywane są zarówno pieniądze, jak i rachunki, a na zewnątrz wydrukowano formularz zapisu do dziennika. Każdy debet na drobnym rachunku pieniężnym jest rejestrowany w tym formularzu i jest to łatwy sposób na śledzenie pieniędzy. Nowa koperta może być używana okresowo, na przykład raz w miesiącu lub kwartale, lub gdy nowe pieniądze są dodawane do konta po zmniejszeniu do określonego poziomu.

W dzisiejszych czasach rachunki gotówkowe można również rejestrować w komputerowym programie księgowym, a nie w książce kasowej. Opiekun konta musi zachować ostrożność, aby upewnić się, że każda redukcja drobnych środków pieniężnych jest rejestrowana w komputerze. Musi być również obciążony odpowiednim kontem, tak jakby wystawiono czek.