Hva er en småbok?

Når et selskap trenger å gjøre et lite kjøp, blir det ofte brukt en liten kontantbok eller konto. Små kontanter er et lite beløp, vanligvis mindre enn hundre dollar, som holdes i form av kontanter av en depotmottaker. Når en ansatt foretar et kjøp med småkontantmidler, gjøres det en oppføring i en hovedbok som heter en småbok.

Siden selskapets kredittkort vanligvis utstedes til en liten prosentandel av ansatte, kan det være nødvendig med små kontanter for en rekke utgifter. Et vanlig eksempel vil være en kontorsjef som bruker små kontanter for å kjøpe kontorrekvisita til selskapet. Det er mindre ansvar for et selskap å tillate at et lite beløp frigis av gangen i stedet for å utstede et firmakredittkort til kontorsjefen.

I tillegg er det tid og kostnader forbundet med å skrive en sjekk for utgifter i stedet for å bruke småkontanter. Akkurat som med debetkort eller kredittkort, er det vanligvis et begrenset antall personer med sjekkskriving og signeringsrettigheter. Det er mye lettere å ta penger fra en mindre kontantkonto enn å gå gjennom sjekkskrivingsprosessen.

Det er avgjørende at alle penger som tas fra et småkontokonto erstattes med spesifikke bilag eller kvitteringer og føres passende opp i småkassen. Dette tjener et dobbelt formål. For det første sørger den for at hver utgift blir belastet den aktuelle kontoen, for eksempel kontorrekvisita, landskapsarkitektur osv. For det andre åpner det for enkel avstemming av kontoen, noe som betyr at kontantbeløpet for hånden pluss eventuelle kvitteringer eller kuponger skal tilsvarer totalen vist i småbok.

Noen kontorforsyningslager selger små kontantkonvolutter i stedet for småbøker. Dette er store konvolutter som kan forsegles, og som inneholder både penger og kvitteringer, og som har journalformular trykt på utsiden. Hver debet til småkontokontoen registreres på dette skjemaet, og det er en enkel måte å holde oversikt over pengene. En ny konvolutt kan brukes med jevne mellomrom, for eksempel en gang i måneden eller kvartalet, eller når nye penger legges til kontoen etter at den er redusert til et visst nivå.

I disse moderne tider kan småkontokontoer også registreres i et datakontrogram i stedet for en småbok. Forvalter av kontoen må være forsiktig, for å sørge for at hver reduksjon i småkontanter blir registrert på datamaskinen. Det må også belastes riktig konto, akkurat som om det ble utstedt en sjekk.