Vad är en småbok?

När ett företag behöver göra ett litet köp används ofta en småkassa eller konto. Små kontanter är en liten summa, vanligtvis mindre än hundra dollar, som innehas i form av kontanter av en depå. När en anställd gör ett köp med småkassa, görs en post i en huvudbok som kallas en småkassa.

Eftersom företagskreditkort vanligtvis utfärdas till en liten procentandel av anställda, kan små kontanter krävas för en mängd olika utgifter. Ett vanligt exempel är att en kontorschef använder små kontanter för att köpa kontorsmaterial för företaget. Det finns mindre ansvar för ett företag att låta en liten summa släppas åt gången snarare än att utfärda ett företagskreditkort till kontorschefen.

Dessutom är det tid och kostnader förknippade med att skriva en check för utgifter snarare än att använda småpengar. Precis som med betalkort eller kreditkort finns det oftast ett begränsat antal personer med checkskrivning och signeringsrättigheter. Det är mycket lättare att ta pengar från ett småkontokonto än att gå igenom kontrollskrivprocessen.

Det är viktigt att alla pengar som tas från ett småkonto ersätts med specifika kuponger eller kvitton och registreras på lämpligt sätt i småkassa. Detta tjänar ett dubbelt syfte. Först säkerställer det att varje kostnad debiteras till rätt konto, t.ex. kontorsmateriel, landskapsarkitektur osv. För det andra möjliggör det en enkel avstämning av kontot, vilket betyder att kontantbeloppet till hands plus eventuella kvitton eller kuponger borde lika med det totala som visas i småkassa.

Vissa kontorsmagasin säljer små kontant kuvert i stället för små kontantböcker. Dessa är stora, förseglingsbara kuvert som rymmer både pengar och kvitton och har en journalpostformulär tryckt på utsidan. Varje debitering till småkontokontot registreras på detta formulär, och det är ett enkelt sätt att hålla reda på pengarna. Ett nytt kuvert kan användas med jämna mellanrum, till exempel en gång i månaden eller kvartalet, eller när nya pengar läggs till på kontot efter det har minskats till en viss nivå.

I dessa moderna tider kan småkontokonton också registreras i ett datorbokföringsprogram snarare än en småbok. Förvaringsinstitutet måste vara noga med att se till att varje minskning av små kontanter registreras i datorn. Det måste också debiteras på rätt konto, precis som om en check utfärdats.