Hvad er en lille kontant bog?

Når et firma har brug for at foretage et lille køb, bruges ofte en små kontantbog eller -konto. Små kontanter er et lille beløb, normalt mindre end hundrede dollars, og som opbevares i form af kontanter af en depotmand. Når en medarbejder foretager et køb med små kontante midler, foretages en indtastning i en hovedbok, der kaldes en små kontantbog.

Da firmakreditkort normalt udstedes til en lille procentdel af medarbejderne, kan der være behov for små kontanter til en række udgifter. Et almindeligt eksempel ville være en kontorleder, der bruger små kontanter til at købe kontorartikler til virksomheden. Der er mindre ansvar for et selskab til at lade et lille beløb frigives ad gangen i stedet for at udstede et firmakreditkort til kontorsjefen.

Derudover er der tid og omkostninger forbundet med at skrive en check for udgifter snarere end at bruge små kontanter. Ligesom med betalingskort eller kreditkort, er der normalt et begrænset antal mennesker med check skriver og underskriver privilegier. Det er meget lettere at tage penge fra en småkontokonto end at gennemgå check-skrivningsprocessen.

Det er vigtigt, at alle beløb, der er taget fra en småkontokonto, erstattes med specifikke værdikuponer eller kvitteringer og registreres passende i småkontantbogen. Dette tjener et dobbelt formål. For det første sikrer det, at hver udgift debiteres til den korrekte konto, f.eks. Kontorartikler, landskabsarkitektur osv. For det andet muliggør den enkel afstemning af kontoen, hvilket betyder, at mængden af ​​kontanter, der er til rådighed plus eventuelle kvitteringer eller værdikuponer, skal svarer til det samlede beløb, der er vist i småbogen.

Nogle kontorforsyningslagerer sælger små kontantkonvolutter i stedet for småbøger. Dette er store konvolutter, der kan forsegles, og som indeholder både penge og kvitteringer, og som har en journalformular trykt på ydersiden. Hver debet til småkontokontoen registreres på denne formular, og det er en nem måde at holde styr på pengene. En ny konvolut kan bruges med jævne mellemrum, som en gang om en måned eller et kvartal, eller når nye penge tilføjes kontoen, efter at de er reduceret til et bestemt niveau.

I disse moderne tider kan småkontokonti også registreres i et edb-regnskabsprogram snarere end i en lille kontantbog. Forvalter af kontoen skal være omhyggelig, for at sikre sig, at hver reduktion af små kontanter registreres på computeren. Det skal også debiteres på den rigtige konto, ligesom der blev udstedt en check.