Hvad er en lille kontant bog?

Når en virksomhed skal foretage et lille køb, bruges ofte en lille kontant bog eller -konto. Petty Cash er et lille beløb, som regel mindre end hundrede dollars, som holdes i form af kontanter af en depotmand. Når en medarbejder foretager et køb med små kontante midler, foretages der en post i en hovedbok kaldet en lille kontant bog.

Da virksomhedskreditkort normalt udstedes til en lille procentdel af ansatte, kan der kræves små kontanter til forskellige udgifter. Et almindeligt eksempel ville være en kontorchef, der bruger små kontanter til at købe kontorartikler til virksomheden. Der er mindre ansvar for en virksomhed for at tillade, at der frigives et lille beløb på et tidspunkt i stedet for at udstede et virksomheds kreditkort til kontorlederen.

Derudover er der tid og omkostninger forbundet med at skrive en check for udgifter snarere end at bruge småkontanter. Ligesom med betalingskort eller kreditkort er der normalt et begrænset antal mennesker med kontrolskrivning og signering af privilegier. Det er mucH lettere at tage penge fra en lille kontantkonto end at gennemgå check-skrivningsprocessen.

Det er vigtigt, at alle penge, der er taget fra en lille kontantkonto, erstattes med specifikke værdikuponer eller kvitteringer og optages passende i den små kontante bog. Dette tjener et dobbelt formål. For det første sikrer det, at hver udgift debiteres på den relevante konto, fx kontorartikler, landskabsarkitektur osv. For det andet giver det mulighed for den enkle forsoning af kontoen, hvilket betyder, at mængden af ​​kontanter til rådighed plus eventuelle kvitteringer eller værdikuponer skal svare til det samlede beløb, der er vist i den lille kontante bog.

Nogle Office Supply -lagre sælger små kontante konvolutter i stedet for små kontante bøger. Dette er store, forseglede konvolutter, der indeholder både penge og kvitteringer og har en journalindgangsformular trykt på ydersiden. Hver debitering til den små kontante konto registreres på denne formular, og det er en nem måde at opbevarespor af pengene. En ny konvolut kan bruges med jævne mellemrum, som en gang om måneden eller kvartalet, eller når der tilføjes nye penge til kontoen, efter at de er reduceret til et bestemt niveau.

I disse moderne tider kan små kontante konti også registreres i et computerregnskabsprogram snarere end en lille kontant bog. Betingelsesforvalteren for kontoen skal være forsigtig for at sikre, at hver reduktion i småkontanter registreres til computeren. Det skal også opkræves til den rigtige konto, ligesom om der blev udstedt en check.