Co je to drobná peněžní kniha?

Když společnost potřebuje provést malý nákup, často se používá drobná peněžní kniha nebo účet. Petty Cash je malá částka peněz, obvykle méně než sto dolarů, což je drženo ve formě hotovosti. Když zaměstnanec provádí nákup s drobnými peněžními prostředky, je vstup proveden v knize s názvem Petty Cash Book.

Protože firemní kreditní karty jsou obvykle vydávány malému procentu zaměstnanců, může být pro různé výdaje vyžadováno drobné hotovosti. Společným příkladem by byl vedoucí kanceláře, který využívá drobné hotovosti k nákupu kancelářských potřeb pro společnost. Pro společnost je menší odpovědnost, která umožňuje, aby byla malá částka peněz uvolněna najednou, než aby vydala firemní kreditní kartu správci kanceláře. Stejně jako u debetních karet nebo kreditních karet obvykle existuje omezený počet lidí s oprávněními pro psaní a podepisování šeků. Je to MUCH Snáze vzít peníze z drobného peněžního účtu, než projít procesem psaní kontroly.

Je nezbytné, aby všechny peníze převzaté z drobného peněžního účtu byly nahrazeny konkrétními poukázkami nebo příjmy a zaznamenány vhodně v Petty Cash Book. To slouží dvojímu účelu. Za prvé, zajišťuje, že každé náklady jsou odepsány na příslušný účet, např. Kancelářské potřeby, krajinářské úpravy atd. Za druhé, umožňuje jednoduché usmíření účtu, což znamená, že množství hotovosti v ruce plus jakékoli příjmy nebo poukázky by se měly rovnat celkovému celkovému v petty cash.

Některé skladby v kanceláři prodávají drobné hotovostní obálky místo drobných peněžních knih. Jedná se o velké, uzavíratelné obálky, které drží jak peníze, tak příjmy a mají na vnější straně vytištěný formulář deníku. Každý debet na drobný hotovostní účet je zaznamenán v tomto formuláři a je to snadný způsob, jak udržetskladba peněz. Nová obálka může být používána pravidelně, jako jednou za měsíc nebo čtvrtletí, nebo když jsou na účet přidány nové peníze poté, co byly sníženy na určitou úroveň.

V těchto moderních dobách lze drobné peněžní účty také zaznamenávat spíše v programu počítačového účetnictví než v Petty Cash Book. Depozitář účtu musí být opatrný, aby se zajistilo, že každé snížení drobné hotovosti je zaznamenáno do počítače. Musí být také účtován na správný účet, jako by byl vydán šek.