Co je drobná hotovostní kniha?

Když společnost potřebuje malý nákup, často se používá drobná pokladna nebo účet. Drobná hotovost je malé množství peněz, obvykle méně než sto dolarů, které drží ve formě hotovosti správce. Když zaměstnanec provede nákup s drobnými peněžními prostředky, provede se zápis do knihy nazvané drobná peněžní kniha.

Vzhledem k tomu, že firemní kreditní karty jsou obvykle vydávány malému procentu zaměstnanců, může být pro různé výdaje vyžadována drobná hotovost. Běžným příkladem by byl administrativní pracovník, který by kupoval kancelářské potřeby pro společnost drobnými penězi. Společnost má menší odpovědnost za to, že umožní uvolnění malého množství peněz najednou, než aby vydala firemní kreditní kartu vedoucímu kanceláře.

Kromě toho je čas a náklady spojené s napsáním šeku na náklady spíše než s použitím drobné hotovosti. Stejně jako u debetních karet nebo kreditních karet existuje obvykle omezený počet lidí, kteří mají oprávnění psát a podepisovat šeky. Je mnohem snazší brát peníze z drobného hotovostního účtu, než projít procesem psaní šeků.

Je nezbytné, aby všechny peníze vybrané z drobného hotovostního účtu byly nahrazeny konkrétními poukázkami nebo příjmy a náležitě zapsány do drobné pokladny. To slouží dvojímu účelu. Zaprvé zajišťuje, že každý výdaj je zaúčtován na vrub příslušného účtu, např. Kancelářské potřeby, terénní úpravy atd. Za druhé, umožňuje jednoduché vyrovnání účtu, což znamená, že částka hotovosti v hotovosti plus jakékoli příjmy nebo poukázky by měla být rovná se celkové částce uvedené v drobné pokladně.

Některé sklady kancelářské potřeby prodávají drobné peněžní obálky místo drobných pokladních knih. Jedná se o velké, zapečetitelné obálky, které drží jak peníze, tak příjmy a na vnější straně je vytištěn formulář pro zápis do deníku. Každý debet na drobném hotovostním účtu je zaznamenán v tomto formuláři a je to snadný způsob, jak sledovat peníze. Nová obálka může být použita pravidelně, například jednou za měsíc nebo čtvrtletí, nebo když jsou na účet přidány nové peníze poté, co byly sníženy na určitou úroveň.

V těchto moderních dobách lze drobné peněžní účty zaznamenávat spíše v počítačovém účetním programu než v drobné peněžní knize. Správce účtu musí být opatrný, aby bylo zajištěno, že každé snížení drobné hotovosti je zaznamenáno v počítači. Musí být také připsána na správný účet, jako by byl vystaven šek.