O que é um livro de caixa pequeno?

Quando uma empresa precisa fazer uma pequena compra, geralmente é usada uma conta ou livro de caixa pequeno. Dinheiro insignificante é uma pequena quantia em dinheiro, geralmente inferior a cem dólares, mantida na forma de dinheiro por um custodiante. Quando um funcionário faz uma compra com fundos de pequeno valor, uma entrada é feita em um razão chamado livro de pequeno valor.

Como os cartões de crédito da empresa geralmente são emitidos para uma pequena porcentagem de funcionários, pode ser necessário um pequeno valor para uma variedade de despesas. Um exemplo comum seria um gerente de escritório usando dinheiro para comprar material de escritório para a empresa. Há menos responsabilidade de uma empresa permitir que uma pequena quantia de dinheiro seja liberada ao mesmo tempo do que emitir um cartão de crédito corporativo para o gerente do escritório.

Além disso, há tempo e custo associados ao preenchimento de um cheque para despesas, em vez de usar dinheiro insignificante. Assim como nos cartões de débito ou cartão de crédito, geralmente há um número limitado de pessoas com privilégios de assinatura e cheque. É muito mais fácil tirar dinheiro de uma conta de caixa menor do que passar pelo processo de verificação de cheques.

É vital que todos os valores retirados de uma conta para pequenos fundos sejam substituídos por comprovantes ou recibos específicos e registrados adequadamente no livro de pequenos fundos. Isso serve a um duplo propósito. Primeiro, garante que cada despesa seja debitada na conta apropriada, por exemplo, material de escritório, paisagismo, etc. Segundo, permite a reconciliação simples da conta, o que significa que a quantia em dinheiro disponível, mais os recibos ou comprovantes igual ao total mostrado no livro de caixa pequeno.

Alguns armazéns de suprimentos de escritório vendem envelopes de caixa pequeno em vez de livros de caixa pequeno. São envelopes grandes e lacráveis, que guardam dinheiro e recibos e têm um formulário de lançamento no diário impresso do lado de fora. Cada débito na conta do caixa pequeno é registrado neste formulário e é uma maneira fácil de acompanhar o dinheiro. Um novo envelope pode ser usado periodicamente, como uma vez por mês ou trimestre, ou quando um novo dinheiro é adicionado à conta após ser reduzido a um determinado nível.

Nestes tempos modernos, as contas de pequenos fundos também podem ser registradas em um programa de contabilidade por computador, em vez de em um livro de pequenos fundos. O custodiante da conta deve ter cuidado, para garantir que cada redução em dinheiro insignificante seja registrada no computador. Ele também deve ser cobrado na conta certa, como se um cheque tivesse sido emitido.