Was ist ein Kassenbuch?
Wenn ein Unternehmen einen kleinen Einkauf tätigen muss, wird häufig ein Kassenbuch oder ein Konto verwendet. Portokasse ist ein kleiner Geldbetrag, in der Regel weniger als einhundert Dollar, der von einer Depotbank in Form von Bargeld verwahrt wird. Wenn ein Mitarbeiter Einkäufe mit Kassengeldern tätigt, wird ein Eintrag in ein Hauptbuch, das als Kassenbuch bezeichnet wird, vorgenommen.
Da die Kreditkarten eines Unternehmens in der Regel nur an einen geringen Prozentsatz der Mitarbeiter ausgestellt werden, kann für eine Reihe von Ausgaben eine kleine Kasse erforderlich sein. Ein gängiges Beispiel wäre ein Bürovorsteher, der mit Bargeld Büromaterial für das Unternehmen kauft. Ein Unternehmen ist weniger verpflichtet, die Freigabe eines kleinen Geldbetrags zuzulassen, als dem Bürovorsteher eine Firmenkreditkarte auszustellen.
Darüber hinaus ist das Ausstellen eines Spesenschecks zeit- und kostenaufwändig und nicht die Verwendung von Kleingeld. Genau wie bei Debit- oder Kreditkarten gibt es normalerweise eine begrenzte Anzahl von Personen, die Schecks schreiben und signieren können. Es ist viel einfacher, Geld von einem Geldscheinkonto abzuheben, als den Scheckeinwurf durchzuführen.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Gelder, die von einem Kleinkassenkonto abgebucht werden, durch spezifische Gutscheine oder Quittungen ersetzt und ordnungsgemäß im Kleinkassenbuch erfasst werden. Dies dient einem doppelten Zweck. Erstens wird sichergestellt, dass jede Ausgabe dem entsprechenden Konto belastet wird, z. B. Büromaterial, Landschaftsbau usw. Zweitens wird der einfache Abgleich des Kontos ermöglicht, dh der Kassenbestand sowie etwaige Quittungen oder Gutscheine sollten verbucht werden entspricht der im Kassenbuch angezeigten Summe.
Einige Warenhäuser für Bürobedarf verkaufen Umschläge für Kleingeld anstelle von Büchern für Kleingeld. Dies sind große, verschließbare Umschläge, die sowohl das Geld als auch die Quittungen enthalten und auf deren Außenseite ein Journaleintragsformular gedruckt ist. Jede Belastung des Portokontos wird auf diesem Formular aufgezeichnet. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über das Geld. Ein neuer Umschlag kann in regelmäßigen Abständen verwendet werden, z. B. einmal im Monat oder Quartal, oder wenn dem Konto neues Geld hinzugefügt wird, nachdem es auf ein bestimmtes Maß reduziert wurde.
In diesen modernen Zeiten können Kleinkassenkonten auch in einem Computerabrechnungsprogramm anstelle eines Kleinkassenbuchs aufgezeichnet werden. Die Depotbank des Kontos muss vorsichtig sein, um sicherzustellen, dass jede Reduzierung des Portokassenbetrags im Computer erfasst wird. Es muss auch das richtige Konto belastet werden, als ob ein Scheck ausgestellt wurde.