Wat is een klein kasboek?
Wanneer een bedrijf een kleine aankoop moet doen, wordt vaak een klein kasboek of account gebruikt. Klein geld is een kleine hoeveelheid geld, meestal minder dan honderd dollar, die in de vorm van contant geld door een bewaarder wordt gehouden. Wanneer een werknemer een aankoop doet met kleine geldmiddelen, wordt een boeking gedaan in een grootboek genaamd een klein kasboek.
Omdat bedrijfskredietkaarten meestal aan een klein percentage van de werknemers worden uitgegeven, kan klein geld nodig zijn voor verschillende uitgaven. Een bekend voorbeeld is een officemanager die klein geld gebruikt om kantoorbenodigdheden voor het bedrijf te kopen. Er is minder aansprakelijkheid voor een bedrijf om een klein bedrag per keer vrij te geven in plaats van een bedrijfscreditcard uit te geven aan de officemanager.
Bovendien zijn er tijd en kosten verbonden aan het schrijven van een cheque voor onkosten in plaats van het gebruik van kleine bedragen. Net als bij pinpassen of creditcards is er meestal een beperkt aantal mensen met schrijf- en ondertekenrechten. Het is veel gemakkelijker om geld van een kleine geldrekening te nemen dan om het proces van het schrijven van cheques te doorlopen.
Het is van vitaal belang dat alle bedragen die van een kleine geldrekening worden genomen, worden vervangen door specifieke vouchers of bonnen en op de juiste manier worden opgenomen in het kleine kasboek. Dit dient een tweeledig doel. Ten eerste zorgt het ervoor dat elke uitgave van de juiste rekening wordt afgeschreven, bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden, landschapsarchitectuur, enz. Ten tweede zorgt het voor een eenvoudige afstemming van de rekening, wat betekent dat de hoeveelheid contant geld plus eventuele ontvangsten of vouchers gelijk aan het totaal in het kleine kasboek.
Sommige pakhuizen voor kantoorbenodigdheden verkopen kleine enveloppen in plaats van kleine kasboeken. Dit zijn grote, afsluitbare enveloppen die zowel het geld als de bonnen bevatten en aan de buitenkant zijn voorzien van een journaalboekingsformulier. Elke afschrijving op de kleine geldrekening wordt op dit formulier geregistreerd en het is een gemakkelijke manier om het geld bij te houden. Een nieuwe envelop kan periodiek worden gebruikt, zoals eenmaal per maand of kwartaal, of wanneer nieuw geld aan de account wordt toegevoegd nadat het tot een bepaald niveau is verlaagd.
In deze moderne tijd kunnen kleine geldrekeningen ook worden opgenomen in een computerboekhoudprogramma in plaats van een klein kasboek. De bewaarder van de rekening moet voorzichtig zijn, om ervoor te zorgen dat elke vermindering van klein geld in de computer wordt geregistreerd. Het moet ook in rekening worden gebracht op de juiste rekening, net alsof er een cheque is uitgegeven.