Wat is een klein geldboek?
Wanneer een bedrijf een kleine aankoop moet doen, wordt vaak een klein geldboek of account gebruikt. Petty Cash is een klein bedrag, meestal minder dan honderd dollar, die door een bewaarder in de vorm van contanten wordt gehouden. Wanneer een werknemer een aankoop doet met kleine geldfondsen, wordt een inzending gedaan in een grootboek genaamd een klein geldboek.
Aangezien bedrijfscreditcards meestal worden uitgegeven aan een klein percentage werknemers, kan kleine contant geld nodig zijn voor verschillende kosten. Een veel voorkomend voorbeeld zou een officemanager zijn die Petty Cash gebruikt om kantoorbenodigdheden voor het bedrijf te kopen. Er is minder aansprakelijk voor een bedrijf om een klein bedrag tegelijkertijd toe te staan in plaats van een bedrijfscreditcard uit te geven aan de Office Manager. Net als bij betaalpassen of creditcards, zijn er meestal een beperkt aantal mensen met cheque -schrijf- en ondertekenrechten. Het is mucH Makkelijker om geld van een kleine contante account te nemen dan door het cheque-schrijfproces te gaan.
Het is van vitaal belang dat alle gelden van een kleine contante account worden vervangen door specifieke vouchers of bonnen en op de juiste manier worden vastgelegd in het kleine kasboek. Dit dient een dubbel doel. Ten eerste zorgt het ervoor dat elke kosten op de juiste rekening worden gedebiteerd, bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden, landschapsarchitectuur, enz. Ten tweede, het staat de eenvoudige verzoening van de rekening toe, wat betekent dat het bedrag aan de hand van contanten plus eventuele ontvangsten of vouchers gelijk moet zijn
Sommige kantoor voor kantoorvoorziening verkopen kleine enveloppen in plaats van kleine geldboeken. Dit zijn grote, afdichtbare enveloppen die zowel het geld als het bonnen bevatten en een journaalboekformulier hebben dat aan de buitenkant wordt gedrukt. Elke debet van de Petty Cash Account is opgenomen op dit formulier, en het is een gemakkelijke manier om te houdenhet geld volgen. Een nieuwe envelop kan periodiek worden gebruikt, zoals eenmaal per maand of kwartaal, of wanneer nieuw geld aan de rekening wordt toegevoegd nadat deze tot een bepaald niveau is teruggebracht.
In deze moderne tijd kunnen kleine contante accounts ook worden vastgelegd in een computerberekeningsprogramma in plaats van een klein kasboek. De bewaarder van de rekening moet voorzichtig zijn, om ervoor te zorgen dat elke vermindering van kleine contant geld op de computer wordt vastgelegd. Het moet ook op de juiste rekening worden gebracht, net alsof er een cheque is uitgegeven.