¿Qué es un recibo de dinero en efectivo?
Cualquier recibo de gastos incidentales que un empleado use para obtener un reembolso puede considerarse un menor recibo de efectivo. La mayoría de las oficinas y departamentos tienen lo que se conoce como un fondo de efectivo pequeño integrado en sus presupuestos. Las circunstancias bajo las cuales los empleados pueden usar el dinero en un fondo de efectivo menor varían, pero la mayoría de las veces el fondo cubre gastos de efectivo menores, como estacionamiento para una reunión fuera del sitio, suministros de oficina o franqueo. Los empleados que incurren en estos gastos deben ahorrar sus recibos, completar un bono o un resbalón de efectivo, y enviar ambos juntos al oficial de presupuesto para su reembolso.
Petty Cash Funds son casi omnipresentes en los negocios. Aunque un presupuesto departamental probablemente cubrirá la mayoría de los gastos importantes, puede ser casi imposible predecir todos los gastos menores que se incurrirán en el curso ordinario de hacer las cosas. La mayoría de los empleados, en algún momento u otro, pagarán de su bolsillo por algunos gastos relacionados con el trabajo. Cuando esto sucede, un recibo de caja menor puedeAsegurar un reembolso rápido.
Cada empresa estructura su sistema de efectivo menor de manera un poco diferente. Algunos establecen listas de gastos de efectivo menores aprobados, mientras que otros dejan discreción a los gerentes individuales. Sin embargo, en casi todos los casos, un empleado debe presentar un recibo de reembolso. El recibo de efectivo menor generalmente debe mostrar una descripción detallada de todas las compras, así como el monto total pagado, lo que permite a los oficiales de presupuesto confirmar que (a) el gasto está calificando y (b) el monto del reembolso es el mismo que el monto real gastado. Un recibo de efectivo menor imprimible, como podría emitirse para una compra en línea, generalmente es aceptable, al igual que una fotocopia de un recibo original.
En las grandes empresas, los empleados que buscan reembolso generalmente deben presentar no solo un recibo de efectivo menor, sino también un comprobante de reembolso de efectivo. El cupón debe enumerar el nombre del empleado, su departamento,El monto total se distribuirá y un código de financiación. Los códigos generalmente se correlacionan con el tipo de gasto: estacionamiento, por ejemplo, o comidas. En algunos entornos, estos cupones se consideran internamente como su propio tipo de pequeños recibos de efectivo. Por lo general, están disponibles en línea desde el sitio web de una oficina de presupuesto o se pueden imprimir desde la intranet de un departamento.
La mayoría de las veces, el oficial de presupuesto o el tesorero registrará todas las transacciones de caja de efectivo en el pequeño libro de efectivo de una oficina. Este libro es esencialmente un libro mayor para realizar un seguimiento del saldo del Fondo Petty Cash. Cualquier recibo o cupón de efectivo mezquino que se envíe generalmente se almacena con el libro mayor en caso de auditoría.