Hvad er en småkontant kvittering?
Enhver kvittering for tilfældige udgifter, som en medarbejder bruger til at få refusion, kan betragtes som en mindre kontant kvittering. De fleste kontorer og afdelinger har det, der kaldes en lille kontantfond indbygget i deres budgetter. Omstændighederne under hvilke medarbejdere kan bruge pengene i en mindre kontant fond varierer, men for det meste dækker fonden mindre kontante udgifter, f.eks. Parkering til et møde udenfor stedet, kontorartikler eller porto. Medarbejdere, der pådrager sig disse udgifter, skal gemme deres kvitteringer, udfylde en lille kontantkupon eller -seddel og sende begge sammen til budgetansvarlig for refusion.
Små kontantmidler er næsten allestedsnærværende i erhvervslivet. Selvom et afdelingsbudget sandsynligvis dækker de fleste større udgifter, kan det være næsten umuligt at forudsige alle de mindre udgifter, der vil blive afholdt i den almindelige gang med at gøre ting. De fleste ansatte betaler på et eller andet tidspunkt ur lommen for nogle arbejdsrelaterede udgifter. Når dette sker, kan en mindre kvittering sikre en hurtig tilbagebetaling.
Hver virksomhed strukturerer sit småkassesystem lidt anderledes. Nogle sætter lister over godkendte småkontantomkostninger, mens andre overlader skønsbeføjelse til de enkelte ledere. I næsten alle tilfælde skal en medarbejder dog fremlægge en kvittering for refusion. Små kontant kvittering skal normalt vise både en specificeret beskrivelse af alle køb såvel som det samlede betalte beløb, hvilket giver budgetansvarlige mulighed for at bekræfte, at (a) udgiften er kvalificerende, og (b) refusionsbeløbet er det samme som det faktiske anvendte beløb . En udskrivbar kvittering på små kontanter, som måske er udstedt til et online køb, er normalt acceptabel, ligesom en fotokopi af en original kvittering er.
I store virksomheder skal medarbejdere, der søger godtgørelse, normalt ikke kun indsende en småkontantbevis, men også en mindre kontantgodtgørelseskupon. Kuponen skal angive medarbejderens navn, hans eller hendes afdeling, det samlede beløb, der skal distribueres, og en finansieringskode. Koder hænger typisk sammen med typen af udgifter - f.eks. Parkering eller måltider. I nogle indstillinger betragtes disse værdikuponer internt som deres egen type småkontantindtægter. De er normalt tilgængelige online fra et budgetkontors websted eller kan udskrives fra en afdelings intranet.
Det meste af tiden vil budgetansvarlig eller kasserer registrere alle småkontanttransaktioner i et kontors småbogen. Denne bog er i det væsentlige en hovedbok til at holde styr på småkontantfondens saldo. Enhver kvittering eller kupon, der er indsendt, opbevares normalt i hovedbogen i tilfælde af revision.