Co je to drobný pokladní doklad?
Jakýkoli doklad o vedlejších výdajích, který zaměstnanec používá k získání náhrady, lze považovat za drobný pokladní doklad. Většina kanceláří a oddělení má do svých rozpočtů zabudováno to, co je známé jako drobný hotovostní fond. Okolnosti, za kterých mohou zaměstnanci použít peníze v drobném hotovostním fondu, se liší, ale většinu času fond kryje drobné hotovostní výdaje, jako je parkování pro schůzky mimo kancelář, kancelářské potřeby nebo poštovné. Zaměstnanci, kteří těmto výdajům vzniknou, si musí uložit své příjmy, vyplnit drobný pokladní doklad nebo doklad a oba předložit rozpočtovému úředníkovi k úhradě.
Drobné peněžní prostředky jsou v podnikání téměř všudypřítomné. Ačkoli rozpočet oddělení bude pravděpodobně pokrývat většinu hlavních výdajů, je téměř nemožné předpovědět všechny drobné výdaje, které vzniknou při běžném provádění věcí. Většina zaměstnanců v určitém okamžiku nebo v jiném případě zaplatí z kapesného nějaké výdaje spojené s prací. Pokud k tomu dojde, drobný pokladní doklad může zajistit rychlé splacení.
Každá společnost strukturuje svůj drobný hotovostní systém trochu jinak. Některé sady seznamů schválených drobných hotovostních výdajů, zatímco jiné ponechávají na uvážení jednotlivým manažerům. V téměř všech případech však musí zaměstnanec předložit potvrzení o úhradě. Drobný pokladní doklad musí obvykle obsahovat jak podrobný popis všech nákupů, tak i celkovou zaplacenou částku, což rozpočtovým úředníkům umožňuje potvrdit, že (a) výdaj je způsobilý a (b) částka proplacení je stejná jako skutečná vynaložená částka . Tištěný drobný pokladní doklad, který by mohl být vydán pro online nákup, je obvykle přijatelný, stejně jako fotokopie originálního účtenky.
Ve velkých společnostech musí zaměstnanci, kteří hledají náhradu, obvykle předložit nejen drobný pokladní doklad, ale také drobný peněžní doklad o úhradě. Voucher musí uvádět jméno zaměstnance, jeho oddělení, celkovou částku, která má být distribuována, a kód financování. Kódy obvykle korelují s typem nákladů - například parkování nebo jídlo. V některých nastaveních jsou tyto poukázky interně považovány za jejich vlastní typ drobných peněžních příjmů. Obvykle jsou k dispozici online na webových stránkách rozpočtového úřadu nebo je lze vytisknout z intranetu ministerstva.
Rozpočtový úředník nebo pokladník většinu času zaznamenává všechny drobné hotovostní transakce do drobné pokladny v kanceláři. Tato kniha je v podstatě knihou, která sleduje zůstatek drobného hotovostního fondu. Jakýkoli drobný pokladní doklad nebo poukázka, která je předložena, se v případě auditu obvykle ukládá do účetní knihy.