Wat is een kassabon?
Elke bon voor incidentele uitgaven die een werknemer gebruikt om terugbetaling te krijgen, kan als een kleine kassabon worden beschouwd. De meeste kantoren en afdelingen hebben een zogenaamd kleingeldfonds ingebouwd in hun budgetten. De omstandigheden waaronder werknemers het geld in een kleingeldfonds kunnen gebruiken, variëren, maar meestal dekt het fonds kleine geldkosten, zoals parkeren voor een externe vergadering, kantoorbenodigdheden of verzendkosten. Werknemers die deze kosten maken, moeten hun bonnetjes bewaren, een kleine tegoedbon of bon invullen en beide samen bij de begrotingsfunctionaris indienen voor terugbetaling.
Kleine geldfondsen zijn bijna overal aanwezig. Hoewel een afdelingsbudget waarschijnlijk de meeste grote uitgaven zal dekken, kan het bijna onmogelijk zijn om alle kleine uitgaven te voorspellen die bij de normale gang van zaken worden gemaakt. De meeste werknemers betalen op een bepaald moment uit eigen zak voor werkgerelateerde kosten. Wanneer dit gebeurt, kan een kleine kassabon zorgen voor een snelle terugbetaling.
Elk bedrijf structureert zijn kleine geldsysteem een beetje anders. Sommige stellen lijsten met goedgekeurde kleine contante uitgaven op, terwijl anderen discretie overlaten aan individuele managers. In bijna alle gevallen moet een werknemer echter een ontvangstbewijs voor terugbetaling overleggen. De kleine kassabon moet meestal zowel een gespecificeerde beschrijving van alle aankopen als het totale betaalde bedrag bevatten, zodat budgetmedewerkers kunnen bevestigen dat (a) de uitgave in aanmerking komt en (b) het terugbetalingsbedrag hetzelfde is als het werkelijk uitgegeven bedrag . Een afdrukbare kassabon, zoals uitgegeven voor een online aankoop, is meestal acceptabel, evenals een fotokopie van een originele bon.
In grote bedrijven moeten werknemers die om terugbetaling vragen meestal niet alleen een kleine kassabon, maar ook een kleine kassabon indienen. De voucher moet de naam van de werknemer, zijn of haar afdeling, het totale te verdelen bedrag en een financieringscode vermelden. Codes komen meestal overeen met het type kosten, bijvoorbeeld parkeren of maaltijden. In sommige instellingen worden deze vouchers intern beschouwd als hun eigen soort kleine kassabonnen. Ze zijn meestal online beschikbaar via de website van een budgetkantoor of kunnen worden afgedrukt via het intranet van een afdeling.
Meestal registreert de begrotingsfunctionaris of penningmeester alle kleine contante transacties in het kleine kasboek van een kantoor. Dit boek is in wezen een grootboek om het saldo van het kleine kasfonds bij te houden. Een kleine kassabon of voucher die wordt ingediend, wordt meestal opgeslagen in het grootboek in geval van audit.