Qu'est-ce qu'un petit reçu en espèces?
Toute réception pour les dépenses accessoires qu'un employé utilise pour obtenir le remboursement peut être considérée comme un petit reçu en espèces. La plupart des bureaux et des départements ont ce que l'on appelle un fonds de petite caisse intégré à leurs budgets. Les circonstances dans lesquelles les employés peuvent utiliser l'argent dans un fonds à petite caisse varie, mais la plupart du temps, le fonds couvre des dépenses de trésorerie mineures, telles que le stationnement pour une réunion hors site, des fournitures de bureau ou des frais de port. Les employés qui encourent ces dépenses doivent économiser leurs reçus, remplir un bon bon ou un glissement et se soumettre ensemble aux deux au budget pour le remboursement.
Les fonds de petite caisse sont presque omniprésents dans les affaires. Bien qu'un budget ministériel couvrira probablement la plupart des dépenses majeures, il peut être presque impossible de prédire toutes les dépenses mineures qui seront engagées dans le cours normal de faire les choses. La plupart des employés seront, à un moment ou à un autre, payer de leur poche pour certaines dépenses liées au travail. Lorsque cela se produit, un récepteur de petits espèces peutAssurer un remboursement rapide.
Chaque entreprise structure son système à petite caisse un peu différemment. Certains établissent des listes de dépenses en espèces approuvées, tandis que d'autres laissent le pouvoir discrétionnaire aux gestionnaires individuels. Dans presque tous les cas, cependant, un employé doit présenter un reçu de remboursement. Le réception à petits espèces doit généralement afficher à la fois une description détaillée de tous les achats ainsi que le montant total payé, permettant aux officiers du budget de confirmer que (a) les dépenses sont admissibles et (b) le montant du remboursement est le même que le montant réel dépensé. Un réception à petite caisse imprimable, comme cela pourrait être émis pour un achat en ligne, est généralement acceptable, tout comme une photocopie d'un reçu d'origine.
Dans les grandes entreprises, les employés qui demandent le remboursement doivent généralement soumettre non seulement un petit reçu en espèces, mais aussi un bon de remboursement de petite caisse. Le bon doit répertorier le nom de l'employé, son département,Le montant total à distribution et un code de financement. Les codes sont généralement en corrélation avec le type de dépenses - parking, par exemple, ou les repas. Dans certains contextes, ces bons sont considérés en interne comme leur propre type de reçus de petite caisse. Ils sont généralement disponibles en ligne sur le site Web d'un bureau du budget ou peuvent être imprimés à partir de l'intranet d'un département.
La plupart du temps, l'officier du budget ou le trésorier enregistrera toutes les transactions en espèces dans le livre de caisse à petit bureau. Ce livre est essentiellement un grand livre pour garder une trace du solde du Petty Cash Fund. Tout réception ou bon à petits espèces soumis est généralement stocké avec le grand livre en cas d'audit.