Qu'est-ce qu'un reçu de petite caisse?
Tout reçu pour frais accessoires qu'un employé utilise pour obtenir un remboursement peut être considéré comme un reçu de petite caisse. La plupart des bureaux et des départements ont ce qu’on appelle un fonds de petite caisse intégré à leur budget. Les circonstances dans lesquelles les employés peuvent utiliser l'argent d'un fonds de petite caisse varient, mais le fonds couvre la plupart du temps des dépenses en espèces mineures, telles que le stationnement pour une réunion hors site, les fournitures de bureau ou les frais d'affranchissement. Les employés qui engagent ces dépenses doivent conserver leurs reçus, remplir un bordereau ou une facture de petite caisse et les soumettre ensemble au responsable du budget pour remboursement.
Les fonds de petite caisse sont presque omniprésents dans les affaires. Même si un budget ministériel couvrira probablement la plupart des dépenses majeures, il est presque impossible de prévoir toutes les dépenses mineures qui seront engagées normalement. La plupart des employés paieront, à un moment ou à un autre, des dépenses liées au travail. Lorsque cela se produit, un reçu de petite caisse peut permettre un remboursement rapide.
Chaque entreprise structure son système de petite caisse un peu différemment. Certains établissent des listes de dépenses approuvées pour la petite caisse, tandis que d'autres laissent un pouvoir discrétionnaire à chaque gestionnaire. Cependant, dans presque tous les cas, un employé doit présenter un reçu pour remboursement. Le reçu de la petite caisse doit généralement contenir à la fois une description détaillée de tous les achats et le montant total payé, permettant ainsi aux responsables du budget de confirmer que (a) la dépense est qualifiante et (b) le montant du remboursement est identique au montant réellement dépensé . Un reçu de petite caisse imprimable, pouvant être émis pour un achat en ligne, est généralement acceptable, de même qu'une photocopie d'un reçu original.
Dans les grandes entreprises, les employés qui demandent un remboursement doivent généralement présenter non seulement un reçu de petite caisse, mais également un bon de remboursement de petite caisse. Le coupon doit contenir le nom de l'employé, son département, le montant total à distribuer et un code de financement. Les codes sont généralement liés au type de dépense - parking, par exemple, ou repas. Dans certains cas, ces bons sont considérés en interne comme leur propre type de reçus de petite caisse. Ils sont généralement disponibles en ligne sur le site Web d'un bureau du budget ou peuvent être imprimés à partir de l'intranet d'un ministère.
La plupart du temps, le responsable du budget ou le trésorier enregistre toutes les transactions de petite caisse dans le petit livre de caisse d'un bureau. Ce livre est essentiellement un registre permettant de suivre le solde du fonds de petite caisse. Tout reçu de petite caisse ou pièce justificative soumis est généralement stocké dans le grand livre en cas d’audit.