Was ist ein kleiner Geldbeleg?
Jede Quittung für Nebenkosten, die ein Mitarbeiter zur Erstattung von Erstattung verwendet, kann als geringfügiger Bareingang angesehen werden. Die meisten Büros und Abteilungen haben einen sogenannten Kleingeldfonds, das in ihre Budgets eingebaut ist. Die Umstände, unter denen Mitarbeiter das Geld in einem Kleingeldfonds verwenden können, variieren, aber die meiste Zeit deckt der Fonds geringfügige Bargeldkosten ab, z. B. das Parken für eine Sitzung außerhalb des Standorts, Bürovorräte oder Porto. Mitarbeiter, die diese Ausgaben anfallen, müssen ihre Einnahmen sparen, einen kleinen Geldgutschein oder einen ausschlüsselenden Ausrutscher ausfüllen und beide gemeinsam dem Haushaltsbeauftragten zur Erstattung vorlegen.
Petty Cash Funds sind im Geschäft fast allgegenwärtig. Obwohl ein Abteilungsbudget wahrscheinlich die meisten wichtigen Ausgaben abdeckt, kann es fast unmöglich sein, alle geringfügigen Ausgaben vorherzusagen, die im normalen Verlauf der Dinge anfallen. Die meisten Mitarbeiter werden irgendwann aus eigener Tasche für einige arbeitsbezogene Kosten ausschütten. In diesem Fall kann eine kleine GeldbelegungStellen Sie eine sofortige Rückzahlung sicher.
Jedes Unternehmen strukturiert sein kleines Geldsystem etwas anders. Einige festgelegte Listen der genehmigten Kleingeldkosten, während andere einzelne Manager nach Ermessen überlassen. In fast allen Fällen muss ein Mitarbeiter jedoch eine Quittung zur Erstattung vorlegen. Die Kleingeldbelastung muss in der Regel sowohl eine detaillierte Beschreibung aller Einkäufe als auch den gezahlten Gesamtbetrag anzeigen, sodass die Haushaltsbeauftragten bestätigen können, dass (a) die Ausgaben qualifiziert sind und (b) der Erstattungsbetrag der tatsächlichen ausgegebenen Betrag entspricht. Eine druckbare Kleingeldbelegung, wie für einen Online -Kauf ausgestellt wird, ist in der Regel akzeptabel, ebenso wie eine Fotokopie einer Originalbelegung.
In großen Unternehmen müssen Mitarbeiter, die eine Erstattung anstreben, in der Regel nicht nur einen kleinen Geldbeleg einreichen, sondern auch einen geringfügigen Bargeld -Gutschein. Der Gutschein muss den Namen des Mitarbeiters, seine Abteilung, auflisten.Der Gesamtbetrag, der verteilt wird, und ein Finanzierungscode. Codes korrelieren normalerweise mit der Art der Kosten - zum Beispiel des Parkens oder der Mahlzeiten. In einigen Umgebungen werden diese Gutscheine intern als ihre eigene Art von Kleingeldbelegungen angesehen. Sie sind in der Regel online auf der Website eines Budgetbüros erhältlich oder können von einem Abteilungsintranet gedruckt werden.
Die meiste Zeit wird der Haushaltsbeauftragte oder Schatzmeister alle kleinen Geldtransaktionen in einem Kleingeldbuch eines Büros aufzeichnen. Dieses Buch ist im Wesentlichen ein Hauptbuch, um den Guthaben des Petty Cash Fund zu verfolgen. Jeder eingereichte Kleingeldbeleg oder ein eingereicherer Gutschein wird in der Regel bei der Prüfung mit dem Hauptbuch gespeichert.