Was ist ein Kassenbon?

Jede Quittung für Nebenkosten, die ein Mitarbeiter verwendet, um eine Erstattung zu erhalten, kann als Geldschein betrachtet werden. In den meisten Büros und Abteilungen ist ein sogenannter "Petty Cash Fund" in das Budget integriert. Die Umstände, unter denen Mitarbeiter das Geld in einem Portokassenfonds verwenden können, variieren. Meistens deckt der Fonds jedoch geringfügige Bargeldausgaben ab, z. B. das Parken für ein Meeting außerhalb des Standorts, Büromaterial oder Porto. Mitarbeiter, denen diese Kosten entstehen, müssen ihre Quittungen aufbewahren, einen Kassenbeleg oder einen Kassenbeleg ausfüllen und beide zusammen an den Finanzbeamten zur Erstattung weiterleiten.

Kassenbestände sind in der Geschäftswelt nahezu allgegenwärtig. Obwohl ein Abteilungsbudget wahrscheinlich die meisten größeren Ausgaben abdecken wird, kann es nahezu unmöglich sein, alle geringfügigen Ausgaben vorherzusagen, die im normalen Geschäftsverlauf anfallen werden. Die meisten Mitarbeiter zahlen irgendwann aus eigener Tasche für arbeitsbedingte Kosten. In diesem Fall kann eine Quittung in bar eine sofortige Rückzahlung gewährleisten.

Jedes Unternehmen strukturiert sein Kassensystem ein bisschen anders. Einige legen Listen genehmigter geringfügiger Bargeldausgaben fest, während andere den einzelnen Managern den Ermessensspielraum lassen. In fast allen Fällen muss ein Mitarbeiter jedoch eine Quittung zur Erstattung vorlegen. Auf dem Kassenbon muss in der Regel sowohl eine detaillierte Beschreibung aller Einkäufe als auch der gezahlte Gesamtbetrag vermerkt sein, damit die Haushaltsbeamten bestätigen können, dass (a) die Ausgaben erstattungsfähig sind und (b) der Erstattungsbetrag dem tatsächlich ausgegebenen Betrag entspricht . Eine druckbare Quittung in Geldscheinform, wie sie für einen Online-Kauf ausgestellt werden kann, ist normalerweise akzeptabel, ebenso wie eine Fotokopie einer Originalquittung.

In großen Unternehmen müssen Mitarbeiter, die eine Erstattung beantragen, in der Regel nicht nur einen Kassenbon, sondern auch einen Kassenbon einreichen. Der Gutschein muss den Namen des Mitarbeiters, seine Abteilung, den zu verteilenden Gesamtbetrag und einen Finanzierungscode enthalten. Codes korrelieren in der Regel mit der Art der Ausgaben - zum Beispiel Parken oder Mahlzeiten. In einigen Fällen werden diese Gutscheine intern als ihre eigene Art von Kassenbelegen angesehen. Sie sind normalerweise online auf der Website eines Finanzamtes verfügbar oder können über das Intranet einer Abteilung ausgedruckt werden.

In den meisten Fällen zeichnet der Haushaltsbeauftragte oder Schatzmeister alle Kassenvorgänge im Kassenbuch eines Büros auf. Dieses Buch ist im Wesentlichen ein Hauptbuch, um den Kontostand des Portokassenfonds zu verfolgen. Jeder eingereichte Quittungstext oder Beleg wird im Falle einer Rechnungsprüfung normalerweise im Hauptbuch aufbewahrt.