O que é um recibo de caixa pequeno?
Qualquer recibo de despesas acessórias que um funcionário utilize para obter reembolso pode ser considerado um recibo em dinheiro. A maioria dos escritórios e departamentos possui o que é conhecido como fundo de caixa pequeno incorporado em seus orçamentos. As circunstâncias em que os funcionários podem usar o dinheiro em um fundo de caixa pequeno variam, mas na maioria das vezes o fundo cobre despesas menores, como estacionamento para uma reunião fora do local, material de escritório ou postagem. Os funcionários que incorrem nessas despesas devem salvar seus recibos, preencher um comprovante de dinheiro ou um pequeno recibo e enviar os dois juntos ao responsável pelo orçamento para reembolso.
Fundos de caixa pequeno são quase onipresentes nos negócios. Embora um orçamento departamental provavelmente cubra a maioria das despesas principais, pode ser quase impossível prever todas as despesas menores que serão incorridas no curso normal das atividades. A maioria dos funcionários, em algum momento ou outro, pagará do próprio bolso por algumas despesas relacionadas ao trabalho. Quando isso acontece, um recibo de caixa mesquinho pode garantir o reembolso imediato.
Cada empresa estrutura seu sistema de caixa pequeno de maneira um pouco diferente. Alguns estabelecem listas de despesas aprovadas, enquanto outros deixam a discrição para gerentes individuais. Em quase todos os casos, porém, um funcionário deve apresentar um recibo para reembolso. Geralmente, o recibo de caixa pequeno deve mostrar uma descrição detalhada de todas as compras, bem como o valor total pago, permitindo que os responsáveis pelo orçamento confirmem que (a) a despesa está qualificada e (b) o valor do reembolso é o mesmo que o valor real gasto . Um recibo imprimível em espécie, como pode ser emitido para uma compra on-line, é geralmente aceitável, assim como uma fotocópia de um recibo original.
Em grandes empresas, os funcionários que buscam reembolso geralmente devem enviar não apenas um recibo de pequeno valor, mas também um comprovante de reembolso de pequeno valor. O comprovante deve listar o nome do funcionário, seu departamento, o valor total a ser distribuído e um código de financiamento. Os códigos geralmente se correlacionam com o tipo de despesa - estacionamento, por exemplo, ou refeições. Em algumas situações, esses comprovantes são considerados internamente como seu próprio tipo de recebimentos de caixa menor. Eles geralmente estão disponíveis on-line no site de um escritório de orçamento ou podem ser impressos na intranet de um departamento.
Na maioria das vezes, o responsável pelo orçamento ou tesoureiro registra todas as transações com pequenos valores no livro de pequenos valores de um escritório. Este livro é essencialmente um livro de contabilidade para acompanhar o saldo do fundo de caixa pequeno. Qualquer recibo ou vale de caixa que é enviado geralmente é armazenado no razão em caso de auditoria.