Vad är ett kvittokvitto?

Varje kvitto för tillfälliga utgifter som en anställd använder för att få ersättning kan betraktas som ett småkvittokvitto. De flesta kontor och avdelningar har en så kallad småfond inbyggd i sina budgetar. Omständigheterna under vilka anställda kan använda pengarna i en småfondfond varierar, men för det mesta täcker fonden mindre kontantutgifter, till exempel parkering för ett off-site-möte, kontorsmaterial eller porto. Anställda som åker dessa utgifter måste spara sina kvitton, fylla i en småkupong eller kupong och lämna båda tillsammans till budgetansvarig för ersättning.

Små kontantfonder är nästan allestädes närvarande i affärer. Även om en avdelningsbudget förmodligen kommer att täcka de flesta stora utgifter, kan det vara nästan omöjligt att förutsäga alla mindre utgifter som kommer att uppstå vid den vanliga förfarandet. De flesta anställda betalar på något eller annat tidspunkt ur fickan för en del arbetsrelaterade utgifter. När detta händer kan ett småkvittokvitto säkerställa snabb återbetalning.

Varje företag strukturerar sitt småkassasystem lite annorlunda. Vissa sätter upp listor över godkända småkostnadskostnader, medan andra lämnar diskretion för enskilda chefer. Men i nästan alla fall måste en anställd presentera ett kvitto för ersättning. Liten kontantmottagning måste vanligtvis visa både en specificerad beskrivning av alla inköp såväl som det totala betalade beloppet, vilket gör det möjligt för budgetansvariga att bekräfta att (a) kostnaden är kvalificerad och (b) återbetalningsbeloppet är detsamma som det faktiska beloppet som använts . Ett utskrivbart småkvittokvitto, som kan utfärdas för ett online-köp, är vanligtvis acceptabelt, liksom en kopia av ett originalkvitto.

I stora företag måste anställda som söker ersättning vanligtvis inte bara lämna in ett småkvittokvitto, utan också en liten kontantersättningsbevis. Kupongen måste ange den anställdes namn, hans eller hennes avdelning, det totala beloppet som ska delas ut och en finansieringskod. Koder korrelerar vanligtvis med typen av kostnad - till exempel parkering eller måltider. I vissa inställningar betraktas dessa kuponger internt som sin egen typ av småkassakvitton. De är vanligtvis tillgängliga online från ett budgetkontors webbplats eller kan skrivas ut från en avdelningens intranät.

Det mesta av tiden kommer budgetansvarig eller kassör att registrera alla små kontanttransaktioner i ett kontors småkassa. Denna bok är i huvudsak en bok för att hålla reda på småkapitalfondens saldo. Eventuellt småkvittokvitto eller kupong som skickas in lagras vanligtvis i boken vid revision.