Hva er en småkassekvittering?

Enhver kvittering for tilfeldige utgifter som en ansatt bruker for å få refusjon kan betraktes som en mindre kvittering. De fleste kontorer og avdelinger har det som er kjent som et småkassefond innebygd i budsjettene. Omstendighetene under hvilke ansatte kan bruke pengene i et lite kontantfond varierer, men mesteparten av tiden dekker fondet mindre kontantutgifter, for eksempel parkering for et møte på stedet, kontorrekvisita eller porto. Ansatte som påløper disse utgiftene, må lagre kvitteringene sine, fylle ut et småkupongkupong eller en kupong og sende begge til budsjettansvarlig for refusjon.

Små kontantmidler er nesten allestedsnærværende i virksomheten. Selv om et avdelingsbudsjett trolig vil dekke de fleste store utgifter, kan det være nesten umulig å forutsi alle mindre utgifter som vil påløpe i det vanlige å gjøre ting. De fleste ansatte vil på et eller annet tidspunkt betale ut lommen for en del arbeidsrelaterte utgifter. Når dette skjer, kan en mindre kvittering sikre rask tilbakebetaling.

Hvert selskap strukturerer sitt småkassesystem litt annerledes. Noen setter lister over godkjente småutgifter, mens andre overlater skjønn til de enkelte ledere. I nesten alle tilfeller må en ansatt imidlertid fremlegge en kvittering for refusjon. Småkontantkvitteringen må vanligvis vise både en detaljert beskrivelse av alle kjøp så vel som det totale beløpet som er betalt, slik at budsjettansatte kan bekrefte at (a) utgiften er kvalifiserende og (b) refusjonsbeløpet er det samme som det faktiske beløpet som ble brukt . En utskrivbar kvittering for småbruk, som kan utstedes for et nettkjøp, er vanligvis akseptabelt, i likhet med en kopi av en original kvittering.

I store selskaper må ansatte som søker refusjon vanligvis ikke sende inn en småkontantkvittering, men også et smågodtgjørelsesbilag. Kupongen må føre opp arbeidstakerens navn, hans eller hennes avdeling, det totale beløpet som skal deles ut og en finansieringskode. Koder korrelerer typisk med kostnaden - for eksempel parkering eller måltider. I noen innstillinger blir disse bilagene internt sett på som sin egen type småkassekvitteringer. De er vanligvis tilgjengelige online fra et budsjettkontors nettsted eller kan skrives ut fra en avdelings intranett.

Det meste av tiden vil budsjettansvarlig eller kasserer registrere alle småkontanttransaksjoner i et kontors småbok. Denne boken er egentlig en hovedbok for å holde oversikt over småkassefondets saldo. Enhver kvittering eller kupong som er sendt inn lagres vanligvis i hovedboken i tilfelle revisjon.