Co to jest pokwitowanie pieniężne?
Wszelkie pokwitowania kosztów dodatkowych, które pracownik wykorzystuje w celu uzyskania zwrotu kosztów, można uznać za pokwitowanie drobnej gotówki. Większość biur i departamentów ma tak zwany drobny fundusz pieniężny wbudowany w ich budżety. Okoliczności, w których pracownicy mogą wykorzystywać pieniądze w drobnym funduszu pieniężnym, są różne, ale przez większość czasu fundusz pokrywa drobne wydatki gotówkowe, takie jak parking na spotkanie poza siedzibą, materiały biurowe lub koszty wysyłki. Pracownicy, którzy poniosą te wydatki, muszą zachować swoje rachunki, wypełnić kupon lub kupon pieniężny i przedłożyć oba te środki urzędnikowi budżetowemu w celu uzyskania zwrotu kosztów.
Małe fundusze gotówkowe są niemal wszechobecne w biznesie. Chociaż budżet departamentu prawdopodobnie pokryje większość dużych wydatków, może być prawie niemożliwe przewidzenie wszystkich drobnych wydatków, które zostaną poniesione w zwykłym toku robienia rzeczy. Większość pracowników w pewnym momencie zapłaci z kieszeni za niektóre wydatki związane z pracą. Gdy tak się stanie, drobny paragon gotówkowy może zapewnić szybką spłatę.
Każda firma traktuje swój drobny system pieniężny nieco inaczej. Niektóre ustalają listy zatwierdzonych drobnych wydatków gotówkowych, podczas gdy inne pozostawiają dyskrecję indywidualnym menedżerom. Jednak w prawie wszystkich przypadkach pracownik musi przedstawić pokwitowanie zwrotu kosztów. Drobny rachunek pieniężny musi zazwyczaj zawierać zarówno szczegółowy opis wszystkich zakupów, jak i całkowitą zapłaconą kwotę, umożliwiając urzędnikom ds. Budżetu potwierdzenie, że (a) wydatek się kwalifikuje i (b) kwota zwrotu jest taka sama jak faktycznie wydana kwota . Zwykle akceptowalny jest paragon fiskalny do wydrukowania, który może być wystawiony na zakup online, podobnie jak kserokopia oryginalnego paragonu.
W dużych firmach pracownicy ubiegający się o zwrot kosztów muszą zwykle składać nie tylko drobny paragon gotówkowy, ale także kupon na zwrot drobnej gotówki. Kupon musi zawierać imię i nazwisko pracownika, jego dział, łączną kwotę do dystrybucji oraz kod finansowania. Kody zazwyczaj korelują z rodzajem wydatków - na przykład parkingiem lub posiłkami. W niektórych sytuacjach kupony te są traktowane wewnętrznie jako ich własny rodzaj drobnych pokwitowań pieniężnych. Zazwyczaj są one dostępne online na stronie internetowej biura budżetowego lub można je wydrukować z intranetu departamentu.
Przez większość czasu urzędnik ds. Budżetu lub skarbnik rejestruje wszystkie drobne transakcje gotówkowe w księdze drobnych środków pieniężnych w biurze. Ta książka jest przede wszystkim księgą do śledzenia salda drobnego funduszu pieniężnego. Każdy drobny paragon lub voucher, który został przesłany, jest zwykle przechowywany w księdze rachunkowej w przypadku audytu.