Che cos'è una piccola ricevuta in contanti?

Qualsiasi ricevuta per spese accessorie che un dipendente utilizza per ottenere il rimborso può essere considerata una piccola ricevuta in contanti. La maggior parte degli uffici e dipartimenti ha quello che è noto come un piccolo fondo di cassa incorporato nei loro budget. Le circostanze in cui i dipendenti possono utilizzare il denaro in un piccolo fondo di cassa variano, ma il più delle volte il fondo copre minori spese in contanti, come il parcheggio per una riunione fuori sede, forniture per ufficio o spese postali. I dipendenti che sostengono tali spese devono salvare le proprie entrate, compilare un buono in contanti o un buono sconto e presentare entrambi i rimborsi all'addetto al bilancio.

I piccoli fondi in contanti sono quasi onnipresenti negli affari. Sebbene un budget dipartimentale coprirà probabilmente la maggior parte delle spese maggiori, può essere quasi impossibile prevedere tutte le spese minori che verranno sostenute nel normale corso delle attività. La maggior parte dei dipendenti, ad un certo punto, pagherà di tasca propria per alcune spese legate al lavoro. Quando ciò accade, una piccola ricevuta in contanti può garantire un rimborso immediato.

Ogni azienda struttura il suo piccolo sistema di cassa in modo leggermente diverso. Alcuni stabiliscono elenchi di spese in contanti accettate, mentre altri lasciano discrezione ai singoli manager. In quasi tutti i casi, tuttavia, un dipendente deve presentare una ricevuta per il rimborso. La piccola ricevuta in contanti deve di solito mostrare sia una descrizione dettagliata di tutti gli acquisti sia l'importo totale pagato, consentendo agli ufficiali di bilancio di confermare che (a) la spesa è qualificabile e (b) l'importo del rimborso è uguale all'importo effettivo speso . Una piccola ricevuta in contanti stampabile, come potrebbe essere emessa per un acquisto online, è generalmente accettabile, così come una fotocopia di una ricevuta originale.

Nelle grandi aziende, i dipendenti che chiedono un rimborso di solito devono presentare non solo una piccola ricevuta in contanti, ma anche un buono di rimborso in piccola parte. Il voucher deve elencare il nome del dipendente, il suo dipartimento, l'importo totale da distribuire e un codice di finanziamento. I codici in genere sono correlati al tipo di spesa, ad esempio il parcheggio o i pasti. In alcuni contesti, questi buoni sono considerati internamente come il proprio tipo di piccole entrate in contanti. Di solito sono disponibili online dal sito Web di un ufficio di bilancio o possono essere stampati dall'intranet di un dipartimento.

Il più delle volte, l'ufficiale di bilancio o il tesoriere registreranno tutte le piccole transazioni in contanti nel piccolo portafoglio di un ufficio. Questo libro è essenzialmente un libro mastro per tenere traccia del saldo del piccolo fondo di cassa. Qualsiasi scontrino fiscale o voucher inviato viene generalmente archiviato nel libro mastro in caso di revisione contabile.